Kategoria: Yleinen

Yleinen

Alkuvuoden kuulumiset

Hyvää uutta vuotta kaikille. Vuoden alku oli meillä aktiivinen, sillä Soteuudistuksen myötä, myös me Movitilla teimme muutoksia, että uusilla hyvinvointialueilla Movit toimisi moitteettomasti. Kaikki meni hyvin, hyvinvointialueiden myötä Movitille tuli myös uusia käyttäjiä. Koulutimme heitä tammikuussa ahkerasti. Saimme päätökseen myös Movitin laskutusosion muutostyön. Muutoksen taustalla ovat olleet asiakkaidemme toiveet, sekä monipuolisemman laskutusjärjestelmän luominen. Toivomme, että jatkossa uusi laskutusjärjestelmä palvelee asiakkaidemme tarpeita selkeämmin ja laskutus hoituu helpommin Movitin sisällä.

Helmikuun alussa olimme Tampereella henkilökuljetuspäivillä. Tapahtuma oli onnistunut ja täynnä mielenkiintoisia puheenvuoroja.

Kuljetusala työllistää tuhansia ympäri Suomen. Erityisesti viime vuosien muutokset alalla ovat tuoneet uudenlaista kilpailua ja luoneet aivan uudenlaisia toimintatapoja. Muutoksista huolimatta, tarvitsemme monimuotoista kuljetuspalvelua monenlaiseen tarpeeseen ja ammattitaitoinen kuljetuspalvelu on monelle elintärkeää, jotta päivittäiset asioinnit onnistuvat. Tampereella oli puheenvuoroja sekä julkisen, että yksityisen puolen kuljetuspalvelusta. Yhdessä ja erikseen palveluja pyritään kehittämään niin, että mahdollisuus liikkumiseen on kaikkien saatavilla kohtuullisen hintaan riippumatta siitä, missä asut ja mihin olet matkalla. Tärkeää asiaa, joka koskettaa meitä kaikkia. Kiitos järjestäjille ja paikalla olleille.

Viime vuoden puolella tukiportaalimme ruuhkautui. Olemme hyvin pahoillamme tästä. Kaikki tukiviestit luetaan ja niihin reagoidaan, valitettavasti vaan vastausaikamme on viime aikoina ollut tarkoitettua pidempi, puramme tukijonoamme koko ajan ja pyrimme vastaamaan kaikkiin saapuneisiin viesteihin mahdollisimman pian. Joskus vastauksen saaminen kestää, sillä työstämme asiakkailta tulleita pyyntöjä ja toiveiden loppuunsaattaminen tai korjauksien tekeminen saattaa viedä aikaa. Mikäli asiallasi on kiire tai haluat tietää projektin etenemisestä, aikataulusta voi kysellä myös puhelimitse 09 424 50297. Tukiportaalimme on paras tapa olla meihin yhteydessä, sillä sitä kautta tulleet viestit tavoittavat meidät kaikki. Tukiportaaliin voi ottaa yhteyttä sähköpostilla tuki@movit.fi. Vaihtoehtoisesti voi mennä osoitteeseen tuki.movit.fi, jolloin eteen tulevasta näkymästä kohdan rekisteröidy kautta saa luotua tunnukset. Tunnusten avulla kaikki tukipyynnöt voi tehdä jatkossa omien tunnusten kautta.

Kevään aikana on tarkoitus nähdä teitä asiakkaita enemmän, suunnitelmissa on ainakin Movit päivät, joista lisää informaatiota tuonnempana.

Ihanaa, kun vielä on lunta maassa, pääsee nauttimaan kaikista ihanista pakkassäiden mukanaan tuomista aktiviteeteista.

Nadja

Yleinen

Joulu ja vuoden 2022 loppu lähestyy

Kulunut vuosi lähenee loppuaan ja vuosi on ollutkin hyvin poikkeuksellinen. Ensin korona ja sitten sota ovat vaikuttaneet arkeemme ja tehneet muutoksia elämäämme. Ajatus jouluun rauhoittumisesta ja läheisiin keskittymisestä tuntuu tällä hetkellä erittäin hyvältä ja kauan odotetulta. Vaikka vuoteen on mahtunut kaikenlaista, ei vuosi Movitilla ole ollut huono. Pääsimme pitkästä aikaa mukaan tapahtumiin, näimme asiakkaitamme, loimme uusia asiakassuhteita ja olemme kehittäneet Movitia paremmaksi.

Paljon hyviä ehdotuksia Movitin eteenpäin viemiseksi on tullut asiakkailtamme ja pyrimmekin työstämään niitä niin, että parhaimmat ideat siirtyvät toteutukseen saakka ja näin jonkun keksimästä hyödystä tulee kaikkien saatavilla oleva ominaisuus.

Olemme päivittäneet yhteystietomme. Jatkossa palautetta voi antaa puhelimitse tai sähköisesti. Puhelinnumero palautetta antamista varten +35810 2291 760 palvelee arkisin 10:00-14:00. Sähköpostia voi laittaa kellon ympäri osoitteeseen palaute@movit.fi. Tuen puhelinnumero on +358 9 424 50297 ja se palvelee maanantaista perjantaihin klo 08:00-17:00. Kiireettömämmät tukipyynnöt voi laittaa sähköpostitse tuki@intoit.fi tai tukiportaalin kautta. Myynnin puhelinnumero on +358 9 4272 7272 ja sähköisesti myynti@movit.fi.

Macin laitteilla kannattaa tällä hetkellä käyttää Movitia Chromen tai jonkun muun kuin Safarin selaimessa. Safariin tehty päivitys on hajottanut Movitin näkymän eikä Movit siis toimi valitettavasti oikein.

Alku kuusta kävimme tiimimme kanssa viettämässä laatuaikaa yhdessä Urjalassa. Pikkujouluilun lisäksi teimme suunnitelmia tulevalle vuodelle ja ideoimme uutta. Nyt vielä hetken aikaa tehokasta työntekoa ja sen jälkeen siirrymme ansaitusti joulun viettoon. Yhteydenotot voi kuitenkin laittaa joulunakin sähköpostitse tai tukiportaalin kautta. Luemme viestit viimeistään joulun pyhien jälkeen.

Kiitos kuluneesta vuodesta kaikille asiakkaillemme, yhteistyökumppaneillemme ja sidosryhmillemme. Olette meille äärettömän tärkeitä ja toivomme, että ensi vuonna voimme tavata teitä useammin ja enemmän. Toivotamme teille kaikille oikein ihanaa ja rauhallista joulun aikaa.

-Nadja

Yleinen

Marraskuun kuulumisia

Loka-marraskuun taitteessa Movitin toimivuudessa ilmeni valitettavasti hitautta. Ongelma on kuitenkin korjattu ja järjestelmän pitäisi toimia taas normaalisi. Mikäli jatkossa huomaatte hitautta uudelleen, meille saa soittaa tai laittaa viestiä tukiportaalin kautta, jotta voimme reagoida asiaan.

Tässä kuussa on nähty maailmaa, kun Kari kävi Saksassa Essenissä taksimessuilla ja Lauri, Juho ja Nadja Briteissä. Moni ei ehkä tiennytkään, että avasimme tytäryhtiön kesällä Englannin Bradfordiin. Tytäryhtiön operatiivisena johtajana toimii Ciaran Kelly. Ciaranin kaveriksi Britteihin on muuttamassa vuoden vaihteen jälkeen myös Juho. Matkan tarkoitus oli siis tutustua Juhon uuteen kotikaupunkiin sekä osallistua Liverpoolissa Taxi Summit tapahtumaan. Lensimme Bradfordiin isänpäivän iltana. Bradford on n. 500 000 ihmisen kaupunki Pohjois-Englannissa. Kävimme heti maanantaina katsastamassa toimistovaihtoehtoja sekä yhtä asuntoa. Lisäksi teimme viime hetken täydennyksiä tiistain gaalaan. Kohti Liverpoolia lähdimme tiistaina heti aamupalan jälkeen. Matkaa Bradfordista Liverpooliin on n. 110 km. Perillä nautittiin kevyt, myöhäinen lounas ja sen jälkeen suuntasimme valmistautumaan illan tilaisuutta varten. Pukujuhla järjestettiin Liverpoolin keskustassa, isossa katedraalissa, joka tunnelmaltaan ja kooltaan tarjosi erinomaiset puitteet tapahtumalle. Paikalla oli n. 450 henkilöä erilaisista taksialaan liittyvistä yrityksistä. Illan aikana nautittiin musiikista, illallisesta ja seurasta. Gaalan lähentyessä loppuaan palkittiin alan parhaita. Virallinen tilaisuus päättyi klo 23:00, josta siirryimme nurkan taakse jatkoille. Siellä tutustuimme ja verkostoiduimme lisää alan toimijoiden kanssa. Keskiviikkona luovutimme asunnon hyvissä ajoin, jotta ehdimme pistäytymään Liverpoolin keskustassa. Kävimme tutustumassa mm. Beatlesien legendaariseen soittopaikkaan Cavern Clubiin, jossa he soittivat vuosien 1961 ja 1963 välillä jopa 292 kertaa!

Toimistomme koodarit ovat ahertaneet kovasti Movitin kehittämiseksi. Parannuksia, joita Movitiin on tehty tässä kuussa, on mm. performanssi parannus. Se tarkoittaa tietokannan ja tietokantahakujen suoraviivaistamista, mikä parantaa Movitin suorituskykyä. Olemme myös tehostaneet suunnittelunäkymän tiedonhakua. Lisää kohennusta on tulossa joulukuun aikana.

Pyrimme päivittämään kaikki kehitystoimenpiteet blogiimme ja uutiskirjeisiimme. Kannattaa siis seurata uutisvirtaamme.

Terveisin,

Nadja

Yleinen

Lokakuun uutiskirje / Tyytyväisyyskyselyn tulokset

Syksy etenee huomaamatta. Syyskuun lopussa Lapin taksiautoilijat Ry järjesti perinteiset Lapin Taksien syyspäivät Levillä Kittilässä. Syyspäivät on jo perinteinen tapahtuma, jossa tavoitteena on ollut saada lisätietoa alan tapahtumista ja mahdollisuuksista. Tänä vuonna mekin päätimme osallistua mukaan ensimmäisen kerran ja Movitin edustajina Lappiin lähtivät myyntitykkimme Kari Savolainen ja Tony Mäkinen.

Matkaan lähdettiin muutamilla etukäteen asetetuilla tavoitteilla: seurustelu jo olemassa olevien yhteistyökumppaneiden kanssa, esillä oleminen alan tärkeissä tilaisuuksissa sekä ennen kaikkea kontaktien saaminen pohjoissuomen taksiautoilijoihin. Movitilla oli paikalla oma esittelypiste ja melko moni autoilija kävikin viikonlopun aikana osastollamme kyselemässä Movitista. Paljon vietettiin aikaa myös muiden sidosryhmien edustajien kanssa keskustellen ja verkostoituen.

Tapahtumassa jokaisella sidosryhmien edustajalla on myös oma puheenvuoronsa. Kari Savolainen kertoi omassa esityksessään: ”Olemme perustaneet sivutoimiston Englantiin ja käynnistelemme tosissamme maailmanvalloitusta, mutta eihän meillä ole vielä edes asiakkaita Lapissa. Siinä sitä syytä lähteä Lapin taksiautoilijoiden syyspäiville kerrakseen.” No, mitä matkasta jäi käteen? Saimme kourallisen tärkeitä kontakteja Lapin ammattiautoilijoihin ja näiden uusien yhteyksien parissa on hyvä jatkaa eteenpäin. Ehkäpä Movitin ensiaskeleet Lapissa on nyt otettu.

Syksy on ihmeellistä aikaa. Luonto kiittää kuluneesta kesästä, lämpimistä ja valoisista kesän päivistä. Lapin ruska on yksi suosituimpia syitä matkustaa pohjoiseen. Näin ensikertalaisena ruskamatkalaisena voin todeta, että upeaa oli. Hienoa, että Lapin taksiautoilijoiden syyspäivät osuvat juuri tähän taianomaiseen aikaan vuodesta. Kiitokset järjestäjille onnistuneesta tapahtumasta. Ensi vuotta odotellessa!

Viimeisimmässä uutiskirjeessämme oli linkki tyytyväisyyskyselyyn. Saimme valitettavasti kovin vähän vastauksia asiakkaillemme lähettämäämme tyytyväisyyskyselyyn. Syksy on ilmeisesti kiireistä aikaa muillakin. Onneksi kuitenkin vastauksia tuli. Saimme palvelumme yleisarvosanaksi 3,5, kun 5 oli maksimi. Kaikki vastauksen jättäneet käyttivät järjestelmiämme joko useammin kuin kerran viikossa tai päivittäin. Suurimman osan mielestä, järjestelmämme on helpottanut työntekoa ja suurin osa vastaajista myös suosittelisi palveluamme kollegoilleen.

Tiedustelimme kyselyssä, miten asiakkaamme haluavat pitää meihin yhteyttä. Haluamme, että asiointi kanssamme on mahdollisimman vaivatonta ja jokaiselle asiakkaallemme löytyy hyvä ja helppo tapa kontaktoida meitä. Tällä hetkellä meille voi soittaa, laittaa sähköpostia tai laittaa viestiä tukiportaalin kautta. Yhteydenpitokanavista suosituin oli sähköposti. Myös tukiportaali ja soittaminen mainittiin. Jatkossakin toivomme, että kaikki tekniikkaan ja tekniseen tukeen liittyvät kysymykset laitetaan tukiportaalin http://tuki.movit.fi/ linkin kautta. Mikäli sinulla ei ole tunnuksia portaaliin, laita sähköpostia tuki@intoit.fi. Olemme pahoillamme, että tukiportaalin kautta tulleisiin viesteihin vastaamisaika on aiemmin ollut kovin pitkä ja kaikkiin yhteydenottoihin emme ole vastanneet ollenkaan. Emme ole tarkoituksenmukaisesti jättäneet vastaamatta viesteihin ja aiomme jatkossa panostaa tähän entistä paremmin. Tarkoitus on keskittää asiakkaiden haastavat tilanteet paremmin oikeille henkilöille ja ennen kaikkea, nopeuttaa vastausaikaamme. Sen lisäksi olemme avanneet palautetta varten sähköpostiosoitteen palaute@movit.fi. Toivommekin, että saamme mahdollisimman paljon myös palautetta jatkossa uuteen osoitteeseemme.

Tyytyväisyyskyselyyn vastanneiden kesken arvottiin TableOnlinen lahjakortti ja onnekas voittaja oli Mika Soininen. Onnea voitosta ja makoisaa ravintolailtaa!

Meillä on tällä hetkellä tarvetta myös lisävahvistukselle teknisen osaamisen puolelle. Laita hakemusta tulemaan, jos sinulla on kokemusta koodauksesta ja haluat olla osa tiimiämme. Tarvitsemme nimenomaan teknistä osaamista, mutta olemme aina avoimia kaikenlaiselle tietotaidolle, joten otamme vastaan myös avoimia hakemuksia. Kaikki vapaamuotoiset hakemukset voi laittaa sähköpostitse osoitteeseen rekry@intoit.fi tai klikata linkkiä https://www.intoit.fi/jobs/1618212-senior-developer ja täyttää sitä kautta pyydetyt tiedot.

Otathan seurantaan myös Movitin Instagramin. Päivitämme Instagramiamme lähes viikoittain.

Terveisin,

Tony ja Nadja

Yleinen

Movitin syyskuun terveiset

Täyttyykö sinunkin kalenterisi nykyään Teams -palavereista? Sen ja muiden vastaavien työkalujen käytöstä on tullut arkipäivää. Digitalisaatio on tuonut meille monia käytännöllisiä työkaluja. Osa pitää siitä, osa inhoaa tätä kehitystä. Yhtä kaikki ¬– tekniikan pitäisi tehdä elämästämme helpompaa, ei hankalampaa. Meille kehittyminen ja jatkuva tuotteidemme parantaminen on tärkein osa työtämme. Siksi meillä työskenteleekin koko ajan kasvava joukko huipputason järjestelmäasiantuntijoita, joiden työ on viedä päivä päivältä Movitin ominaisuuksia yhä käyttäjäystävällisempään, tehokkaampaan ja luotettavampaan suuntaan. Haluamme tarjota asiakkaillemme joka päivä parhaan mahdollisen ratkaisun tulokselliseen henkilökuljetussuunnitteluun ja kehittää ohjelmaa asiakkaiden tarpeita vastaavaksi, jotta elämä olisi edes siltä osin helpompaa.

Itse olen ollut luomassa Movitia alusta alkaen. Olen innoissani uusista ominaisuuksista, parannuksista ja innovaatioista, joita Movitiin tehdään. Yksi erinomainen Movitiin kehitetty lisäosa on https://www.movit.fi/kouluun/ palvelu. Moni asiakkaistamme onkin ottanut järjestelmän käyttöön, jotta myös kuljetettavilla on mahdollisuus nähdä omat tulevat matkansa. Lisäksi palvelussa kuljetettava voi itse perua suoraan omat matkansa. Näin peruutuksesta menee reaaliajassa tieto kuljettajalle, eikä kuljetettavan tai hänen edustajansa tarvitse olla yhteydessä ensin kouluun, jonka jälkeen tieto peruutuksesta siirtyy vasta eteenpäin. Haluan myös tuoda asiakkaidemme tietoisuuteen yhä voimakkaammin, että vastaanotamme mielellämme palautetta, ajatuksia kehitysehdotuksia, mitä vaan, jotta Movitin käyttö luonnistuisi aina vaivattomasti ja sisältäisi mahdollisimman paljon ominaisuuksia, jotka palvelevat erinomaisesti juuri kunkin asiakkaan yksilöllisiä tarpeita. Tämänhetkistä tilannetta kartoittaaksemme, teinkin lyhyen tyytyväisyyskyselyn, joka lähetettiin kaikille asiakkaillemme. Toivottavasti saamme paljon vastauksia.

Yrityksemme on kasvanut kokeneilla alan ammattilaisilla tämän vuoden aikana jo 14 henkilöön ja uusimpina tulokkaina tiimiimme on tuotepäällikkö Joonas Pylkkänen ja ohjelmistokehittäjä Peppi Mäkelä. Käy katsomassa meidän koko tiimi https://www.intoit.fi/

Kaikki tekniikkaan liittyvät viestit, voi lähettää edelleen keskitetysti osoitteeseen tuki@movit.fi. Tänne voi laittaa kaikki kysymykset liittyen järjestelmän käyttöön. Sen lisäksi olemme avanneet toisen osoitteen palaute@movit.fi, johon vastaanotamme palautetta ja muuta asiakaspalveluumme liittyvää postia. Haluamme jatkossa panostaa asiakastyytyväisyyteen entistäkin enemmän ja toivommekin, että olette meihin ahkerasti yhteydessä.

Jos mielit juttusillemme kasvotusten, myyntitiimimme Kari ja Tony ovat tavattavissa Lapin taksien syyspäivillä tästä päivästä alkaen sunnuntaihin 25.9.2022 saakka Levi Hotel Spassa. Karilta ja Tonylta voi kysyä myös lisäinfoa esim. kouluun.fi palvelusta tai tilata esittelyn.

Syysterveisin,
Lauri

Yleinen

Koulukuljetusten suunnittelu kesällä

Koulujen päättyessä toukokuun lopulla koulutoimessa huokaistaan usein helpotuksesta: kesäloma alkaa pian! Samaa ei voida kuitenkaan sanoa koulukuljetusten suunnittelun osalta, sillä alkava kesä on usein merkki siitä, että vuoden kovin työrupeama on alkamassa.

Sadoista oppilaista koostuvan, viikon jokaisena päivänä hieman vaihtuvan kuljetus- ja reitityskokonaisuuden suunnittelu on melkoinen työmaa. Mitä kesän aikana suunnittelussa tapahtuu?

Syksyn koulukuljetusten suunnittelu aloitetaan useimmiten kesäkuun ensimmäisten viikkojen aikana. Käytännössä suunnittelu aloitetaan kunnassa sillä, että kuljetusoppilaiden ja mahdollisten sellaisten lukujärjestystiedot vahvistetaan koulujen puolesta, jolloin itse suunnittelussa päästään tekemään tarkastuksia. Erinäisiä tarkastustoimenpiteitä ennen tehdään uusille kuljetusoppilaille kuljetuspäätökset. Samaan aikaan tarkistetaan myös muuttuvat tai päättyvät kuljetuspäätökset, jotka vaikuttavat oppilaiden kuljetusoikeuteen. Kuljetusoikeuteen vaikuttaa oppilaan matka kotoa kouluun, vaaralliseksi luokitellut tiet tai muut tapauskohtaiset seikat, jotka voivat tehdä koulumatkasta liian rasittavan tai vaarallisen kuljetusoppilaalle. Nämä toimenpiteet koskevat monessa kunnassa useaa sataa oppilasta. Työ on hyvin manuaalista, sillä kuljetuspäätökset tehdään aina yksittäiselle oppilaalle ja tapauskohtaisesti varmistuen kuitenkin siitä, että kaikkia oppilaita kohdellaan yhdenvertaisesti.

Seuraavaksi voidaan määritellä oppilaiden hakupaikat sekä ohjata heidät reittiliikenteen linja-autoihin, mikäli se on mahdollista. Tämä tarkoittaa sitä, että oppilaat saavat linja-autokortin, jonka avulla he kulkevat itsenäisesti kouluun käyttäen reittiliikennettä. Loput oppilaat ohjataan kouluautosuunnitteluun, eli tilausajoliikenteeseen. Lisäksi on oppilaita, jotka kulkevat osan viikosta linja-autossa ja osan tilauskouluautossa. Mikäli kuljetussuunnittelija tuskailee tämän osion kanssa, on joissain tapauksissa suositeltavaa ulkoistaa linja-automerkintöjen teko esimerkiksi kouluille, jolloin kuljetussuunnittelijan työmäärä on inhimillisempi, päästäen hänet tai heidät keskittymään tarkistustöihin ja muihin vaadittuihin tehtäviin.
Seuraava toimenpide on osoittaa oppilaalle hänen haku- ja jättöpaikkansa. Tämä tehdään myös jokaiselle oppilaalle erikseen, eli kyseessä on monesti usean sadan oppilaan massa, joka käydään läpi yksitellen. Manuaalisen työn määrä on siis huomattava, eikä vielä olla päästy edes reittisuunnitteluun asti! Tässä vaiheessa tehdään vielä lukuisia tarkistuksia, sillä mahdolliset virheet on hyvä huomata jo tässä vaiheessa, sillä myöhemmin nämä virheet kertautuvat ja vaikuttavat laajemmin suunnittelutyöhön.

Reittisuunnitteluun päästyämme käyttöön otetaan ulkoinen työkalu, tässä tapauksessa Movit. Järjestelmään siirretään kaikkien niiden kuljetusoppilaiden tiedot, jotka jonain päivänä tarvitsevat kouluautokyydin. Kuten aiemmin mainitsin, kyse on monesti useasta sadasta, joissain tapauksissa jopa tuhannesta oppilaasta. Lisäksi on hyvä huomioida, että suunnittelua ei tehdä yhdelle päivälle – se tehdään jokaiselle viikonpäivälle erikseen. Tämä johtuu siitä, että lukujärjestykset eivät ole läheskään aina samankaltaiset päivästä toiseen. Jokaiselle oppilaalle, jolla on edestakainen matka jokaiselle arkipäivälle, suunnitellaan siis kymmenen reittiä. Tämä tarkoittaa useita tuhansia merkintöjä, kun oppilaita on useampi sata.

Itse suunnittelun nopeus on riippuvainen monesta tekijästä. Resurssien määrä on yksi näistä. Mikäli autoja on reilusti, eli kunta on ”ylimitoittanut” ajoneuvokapasiteetin, on suunnittelu helpompaa. Mikäli kunta on ”alimitoittanut” ajoneuvojen määrän, vaatii reittisuunnittelu enemmän luovuutta ja kompromisseja. Henkilöstöresurssit taasen viittaavat siihen, paljonko suunnitteluun panostetaan henkilötyötunteja. Tähän vaikuttaa kunnan tahtotila sekä osittain se, kuinka haastavaa suunnittelu on ottaen huomioon aiemmin mainitun ajoneuvokapasiteetin sekä esimerkiksi maantieteelliset tekijät. Lisäksi suunnitteluun vaikuttaa koulujen määrä, oppilaiden määrä (luonnollisesti), oppilaiden jakautuminen alueellisesti sekä erityiskuljetusten tarpeet. Soppaa saa hämmennettyä vielä lisää liittämällä kuljetuksiin esimerkiksi palveluliikennettä tai ruoka- ja tavarakuljetuksia.

Kun otetaan huomioon, että oppilaat saavat aikataulumerkinnän lisäksi vielä merkinnän siitä, mikä auto heidät hakee, sekä hakupaikan, nousee yksittäisen oppilaan tietomerkintöjen määrä yhteensä 21:een. Tämä tarkoittaa sitä, että reittejä suunnitellessa tehdään esimerkiksi 500 oppilaan massalle yhteensä 10 500 merkintää. Kuvittele, että tämä kaikki pitäisi tehdä esimerkiksi Exceliin! Onneksi ei tarvitse, kun käytössä on Movit, joka tekee nämä merkinnät suunnittelijan puolesta, ja suunnittelussa voidaan keskittyä reititykseen visuaalisella käyttöliittymällä.

Riippuen aiemmin mainituista tekijöistä, suunnittelu vaatii 1-3 henkilöä ja jokaiselta 1-2 henkilötyökuukautta, jolloin työn vaatimus vaihtelee yhteensä 1-6 henkilötyökuukauden välillä. Kun reititys on saatu valmiiksi, lähetetään ne yleensä liikennöitsijälle tarkistuskierrokselle sekä tehdään vielä viime hetken korjauksia. Kun nämä on saatu tehtyä, pohditaan seuraavaksi sitä, millä tavoitamme sadat oppilaat sekä heidän vanhempansa. Toisin sanoen aiemmin mainitut 10 500 merkintää pitäisi saada viestittyä oppilaille ja huoltajille. Movitista saadaan tarvittaessa Excel-tiedosto ulos, joka voidaan viedä oppilastietojärjestelmään. Tällöin kuitenkin luodaan kaksi erillistä tietokantaa, jotka eivät ole suoraan yhteydessä toisiinsa, eli muutokset pitää kirjata erikseen molempiin järjestelmiin. Tästä syystä suosimmekin Kouluun.fi-käyttöliittymää, sillä se on yhteydessä suoraan Movitiin, jolloin aikataulut ja muu tarvittava tieto on aina ajantasaista.

Joku voi ajatella, että viestintä ja reititys voidaan ulkoistaa liikennöitsijälle Tämä on joissain tapauksissa käypä tai ainoa vaihtoehto esimerkiksi kunnan taloustilanteesta johtuen. Liikennöitsijät ovat kuitenkin heille toimitettujen listojen varassa, eikä heillä ole useinkaan suoraan yhteyttä kouluihin tai oppilastietojärjestelmään. Tällöin menetetään informaatiota tai hidastetaan sen kulkua, joka johtaa helposti kaaokseen koulujen alkaessa. Etenkin uuden kilpailutuskauden alkaessa ollaan helposti tilanteessa, jonka vuoksi päädytään uutisotsikoihin. On myös hyvä muistaa, että liikennöitsijät kamppailevat tässä kirjoituksessa mainittujen asioiden kanssa tismalleen samalla tavalla kuin kunnankin suunnittelijat, mutta ongelmakohdat tai palaute ei välttämättä kantaudu kunnan päättäjille asti.

Koulujen alku syksyllä on kiireistä aikaa. Kaikista tarkistuksista huolimatta löytyy aina virheitä tai muutoksia, jotka vaikuttavat usein suureen määrään oppilaita. Aikatauluja hiotaan, lukujärjestyksiä muutetaan tai uusia oppilaita lisätään listoille sitä mukaan, kun tieto saadaan kuljetusyksikköön. Haastavin asia tässä on työmäärän kertautuminen. Kun yhden oppilaan lukujärjestys muutetaan, muuttuu hänen kuljetuksensa, jolloin kyseisten reittien aikataulu voi muuttua, eli muutoksia tapahtuu usein 5-20 oppilaalle. Tässä vaiheessa näitä muutoksia joudutaan viestimään lyhyellä varoitusajalle suurelle massalle; kuljettajille, kouluille ja huoltajille. Tässä vaiheessa aiemmin mainittu kahden järjestelmän systeemi alkaa murenemaan, sillä se vaatii jatkuvaa ylläpitoa ja tarkkailua. Eriävät tiedot johtavat ikäviin seurauksiin, eivätkä kuljetukset suju kuten on tarkoitettu. Tämä on epätoivottu tilanne, eikä se palvele kenenkään etua. Sujuvalla suunnittelulla, työjärjestyksellä sekä viestinnällä näistä ongelmista päästään tehokkaasti eroon. Tällöin esimerkiksi kaikki nämä osa-alueet yhdistävä kuljetustenhallintajärjestelmä voi tulla ajankohtaiseksi.

Lopuksi pohdittavaa kunnille: Kuinka teillä hoidetaan koulukuljetukset? Onko kunnassa tehty koskaan tilannekatsausta koulukuljetusten tilasta? Mikäli tämä kirjoitus herätti ajattelemaan koulukuljetusten sujuvuutta tai ylipäänsä järjestämistä, olkaa ihmeessä meihin yhteydessä, niin mietitään yhdessä, voimmeko auttaa teitä parantamaan koulukuljetusten järjestämistä tai käytäntöjä.

Juho Kukkonen
Konsultti, Movit

Yleinen

Syysterveiset Movitilta

Hyvää syksyä!

Blogirintamallamme on ollut suunniteltua hiljaisempaa. Töitä on tehty, mutta paljon siitä tapahtuu kulisseissa.

Kiirettä on pitänyt ja jossain määrin osasimme sitä odottaakin. Movit on tällä hetkellä käytössä jo viidessä kunnassa helpottamassa kunnan ajojärjestelyä, joten kasvua viime vuoteen on neljän kunnan verran.
Kuten uutisista on tänä syksynä saanut lukea, vaatii koulukuljetusten onnistunut hallinta hyvää yhteistyötä ja rautaista ammattitaitoa kouluilta, ajojärjestelijöiltä sekä kuljettajilta. Tietysti notkea järjestelmämme auttaa tässä huimasti 😉 Olemme alkutalven aikana lanseeraamassa vihdoinkin kauan odotettua kouluun.fi-palvelua. Se antaa Movitin asiakkaille mahdollisuuden näyttää reaaliaikaisen ja tulevan kuljetustiedon huoltajalle ja oppilaalle.

Myös yhä useampi yritys luottaa Movitiin kuljetustensa järjestelyssä. Järjestelyn ja toiminnanohjauksen lisäksi asiakkaamme nappaa nykyään myös kuljetustilaukset ja maksun suoraan verkkosivuiltaan Movittiinsa.

Asiakkaamme www.charter919.com tilaus-sivusto maksuominaisuudella

Kahden eri sektorin kanssa toimiminen ja kesäinen liikennepalvelulain muutos luovat jatkuvasti tarpeita kehittää järjestelmäämme. Kuuntelemme asiakkaidemme toiveita mielellämme, sillä he ovat asiantuntijoita siinä kuinka järjestelmän tulisi toimia. Muutoksia pystymme tekemään nopeasti ja tehokkaasti, kiitos taitavien tekijöiden ja hyvien ehdotusten.

Joskus asiakkaidemme toiveet tietysti eroavat toisistaan hyvinkin paljon. Tällöin joudumme pohtimaan, kuinka ehdotuksista saadaan kehitettyä järjestelmää, joka palvelee mahdollisimman monia ja pysyy silti käytettävyydeltään helppona. Ratkaisun löytämisessä ongelmaan autamme silti aina. Usein mietimme voisiko apu löytyä ohjelmistoon tehtävän fiksauksen sijaan toimintamallin muutoksesta tai tarvitaanko näiden yhdistelmä.

Päivityksiä on tulossa. Kesän ja syksyn aikana olemme kehittäneet Movitiin täysin uusia palasia, joita osa asiakkaistamme onkin päässyt jo kokeilemaan. Vähitellen päivitämme kaikille esimerkiksi uuden kuljettajapäätteen, joka mahdollistaa määriteltyjen oikeuksien puitteissa mm. ennakkohinnan laskennan, uuden tilauksen luomisen ja reittien siirtämisen autojen välillä. Kerromme ominaisuuksista lisää sitä mukaa kun päivityksiä tehdään.

Kiitokset asiakkaillemme ja työntekijöille alkusyksyn rutistuksesta, Movitetaan turvallisesti syksyn pimeydessä!

Lauri Savolainen
Toimitusjohtaja, Movit

Yleinen

Movit Henkilökuljetus 2018 -näyttelyssä

Jos nimi ei ole tuttu, mutta työskentelet henkilökuljetusten alalla, on syytä olla hereillä loppuviikosta ja kipaista Henkilökuljetus 2018 -näyttelyyn Tampereen messukeskukseen!

Kuluva vuosi on ollut huimaa kiitoa. Olemme laittaneet kaikki liikenevät voimat palveluidemme ja tuotteemme kehitykseen. Tämä alkaa nyt kantaa hedelmää ja olemme valmiit taksilain uudistukseen!
Pystymme tarjoamaan tällä hetkellä markkinoiden kiinnostavimman kokonaisuuden. Henkilökuljetusnäyttelyssä esittelemme uutuuttaan hohtavan varaus- ja hinnoitteluosion. Pystymme näin tuottamaan palvelun, joka kattaa koko henkilökuljetustarpeen hallinnoinnin tilauksesta ajosuoritteeseen.

Tule keskustelemaan myös tietosuojasta ja kuljetustenhallinnasta. Konsultoimme useaa henkilökuljetusalan toimijaa siitä, kuinka toiminnan prosessit saadaan vastaamaan voimaan astuvan tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksia.
Annamme mielellämme neuvoja myös mistä kannattaa lähteä liikkeelle.

Jos siis vierailet Henkilökuljetusnäyttelyssä, kannattaa pistäytyä osastollamme A7. Keitetään kahvit ja suunnitellaan, miten yrityksesi toiminta laitetaan kuntoon ennen kuin lakimuutokset astuvat voimaan.

Meidän vahvuutemme on rautaisten tuotteiden lisäksi asiakasta arvostava ote. Meille arvo syntyy asiakkaalle tuotetusta kokonaispalvelusta.

Nähdään messuilla!

Kari Savolainen
Myyntipäällikkö, Movit

Yleinen

Tietosuoja check – Muistilista kuljetusyrityksille

Tietosuoja check - Muistilista kuljetusyrityksille

Uuden tietosuoja-asetuksen (GDPR) soveltaminen alkaa jo kolmen kuukauden kuluttua. Jos olet vasta alkanut tutustua aiheeseen tai se tuntuu edelleen hankalalta ei hätää: tietoa asetuksesta on saatavissa paljon. Hyvän kokonaiskuvan asetuksesta saat esimerkiksi täältä ja lisää voit lukea täältä.

Kuljetusyrityksissä liikkuu luonnollisesti paljon GDPR:n tarkoittamia henkilötietoja ja aivan erityisesti silloin kun operoidaan koulukuljetuksia tai SHL ja VPL -tyyppisiä kuljetuksia. Lisäksi yritykset käsittelevät henkilökuntansa ja yhteistyökumppaneidensa henkilötietoja sekä muodostavat erilaisia markkinointi- ja asiakastietorekistereitä.

Kokosin etenkin kuljetusyrityksille (ja miksei muillekin) sopivan muistilistan, johon nostin keskeisiä asioita tietosuoja-asetuksesta. Voit käyttää sitä apunasi, kun arvioit, käsitteleekö yrityksesi henkilötietoja asetuksen edellyttämällä tavalla. Muistathan, että voit pyytää apua tietosuojatyöhösi myös meiltä.

 

√ Mitä henkilötietoja käsitellään ja missä ne ovat

Tietosuoja-asetus säätelee nimenomaan henkilötietojen käsittelyä. On oleellista ymmärtää mitkä tiedot ovat henkilötietoja ja kuuluvat näin asetuksen piiriin sekä mitä tarkoittaa käsittely.

Henkilörekisterillä tarkoitetaan jäsenneltyä henkilötietojen joukkoa. Rekistereissä voi olla niin asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden kuin työntekijöidenkin tietoja. Tietoja voi siis olla yllättävänkin paljon ja ne saattavat olla hajallaan, kun saman rekisterin tietoja käsitellään ensin esimerkiksi Excelissä, sitten kuljetustenhallintaohjelmassa ja lopuksi laskutuksessa.

Erityisten arkaluonteisten henkilötietojen eli niin sanottujen erityisten henkilötietoryhmien käsittelylle tarvitaan erityinen peruste. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi terveystiedot sekä lähtökohtaisesti myös lasten tiedot. Erityisiä henkilötietoryhmiä käsiteltäessä tulee varmistua siitä, että käsittelijällä on salassapitovelvollisuus sekä tarvittava ohjeistus tietoturvallisen käsittelyn varmistamiseksi.

√ Millä perusteella käsittely tapahtuu

Tietojen käsittelylle tulee aina olla lainmukainen peruste. Tällainen voi olla esimerkiksi sopimukseen perustuvan palvelun toteuttaminen tai rekisteröidyn henkilökohtainen ja todennettavissa oleva suostumus. Tietomäärä tulee minimoida ja vain oleellisia henkilötietoja käsitellä. Käsittelyn tulee olla läpinäkyvää ja turvallista.

√ Tunnista omat roolisi

Mikä on roolisi suhteessa mihinkin henkilörekisteriin? Oletko rekisterinpitäjä ja vai käsittelijä? Sekä vastuusi että oikeutesi määräytyvät tämän mukaan. Usein yritykset toimivat molemmissa rooleissa ja rekistereitä on monta.

Esimerkiksi koulukuljetukset ostaa yleensä kunta, joka myös luovuttaa kuljetettavien tiedot kuljetusyritykselle. Tällaisessa tapauksessa kunta on rekisterinpitäjä ja kuljetusyritys tietojen käsittelijä. Rekisterinpitäjällä on oikeus määrätä rekisterin käytöstä ja vastaavasti velvollisuus antaa ohjeistus tietojen käsittelyä varten.

Henkilötietojen käsittelijä käsittelee tietoja siis aina rekisterinpitäjän lukuun ja siksi kannattaakin varmistua siitä, että on saanut käsittelyohjeet dokumentoituna. Usein nämä sisältyvät esimerkiksi kuljetuspalvelusopimukseen tai annetaan erillisenä tietosuojaliitteenä sopimuksen yhteydessä.

√ Sopimukset ja ohjeistukset kuntoon

Henkilötietojen käsittelystä on oltava sopimus tai muu pätevä asiakirja, josta ilmenee käsittelyn tarkoitus, kohde, kesto, käsiteltävien henkilötietojen tyyppi sekä rekisterinpitäjän velvollisuudet ja oikeudet kuten myös se, että käsittelijät ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta.

Myös alihankkijat ja yhteistyökumppanit voivat olla jonkin rekisterin käsittelijöitä olematta kuitenkaan varsinainen osa sitä sopimusta jonka perusteella henkilötiedot ovat tulleet käsiteltäviksi. Varmista, että rekisterinpitäjällä on aina ajantasainen tieto siitä ketkä henkilötietoja käsittelevät ja vastaavasti siitä, että alihankkijoillasi on tieto käsittelyn edellytyksistä ja tavoista.

Henkilötietoja käsittelevällä henkilökunnalla tulee olla asianmukaiset salassapitosopimukset, jotka usein on tehty työsopimuksen yhteydessä sekä ohjeistus rekisterin ylläpidosta ja sallituista käsittelytoimista. Riittävällä koulutuksella ja ohjeistuksella varmistut siitä, että henkilötietoja käsitellään tietoturvallisesti ja toisaalta siitä, että henkilökunta ei joudu pohtimaan, kuinka käsittelyä tulisi suorittaa. Luo prosessit liittyen asetuksen mukaisiin tietojen siirtoihin. luovutuksiin, tarkastuksiin sekä tietoturvaloukkausten varalle.

Sopimuksin varmistut siitä, että sinulla on oikeus käsitellä henkilötietoja sekä siitä että sopimus- ja yhteistyökumppaneiden toiminta vastaa GDPR:n vaatimuksia.

√ Selosteet ajan tasalle

Jokaisesta henkilötietoja sisältävästä rekisteristä tulee ylläpitää nykyisen henkilötietolain mukaisen rekisteriselosteen kaltaista tietosuojaselostetta.

Lisäksi henkilötietojen käsittelijän on ylläpidettävä selostetta käsittelytoimista osoittaakseen käsittelyn lainmukaisuus. Selosteessa kuvataan mm. henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, käsittelytoimet ja säilytysajat sekä kerrotaan rekisteröidylle hänen oikeuksistaan. Käytännössä käsittelijän on siis dokumentoitava vastuullaan olevat käsittelytoimet, mikä tukee asetuksen mukaisen osoitusvelvollisuuden toteuttamista.

√ Osoitusvelvollisuus

Tietosuoja-asetutuksen noudattaminen tulee voida osoittaa dokumentein. Henkilötietoja käsittelevän tahon on siis oma-aloitteisesti ylläpidettävä dokumentaatiota, josta muodostuu ajantasainen kuva henkilötietojen käsittelyn tavoista ja toimintaperiaatteista. Esimerkiksi edellä mainittu seloste käsittelytoimista voi olla osa tällaista dokumentaatiota, jonka avulla henkilötietojen käsittelyn tilaa voidaan arvioida.

Osoitusvelvollisuus on ennakollinen eli dokumentaation on oltava aina ajan tasalla ja se on voitava esittää vaikka varsinaista tietoturvaloukkausta ei olisi tapahtunut. Yrityksen toimintamallien ajoittainen tarkastelu tarjoaa kuitenkin mahdollisuuden oman toiminnan laadun parantamiseen. Tietosuoja-asetukseen kannattaakin suhtautua ennen kaikkea mahdollisuutena kartoittaa ja kehittää yrityksen toimintaa.

Katja Kataja
Projektipäällikkö, Movit

Yleinen

Tietosuoja ei ole vain järjestelmätoimittajan vastuulla

Tietosuoja ei ole vain järjestelmätoimittajan vastuulla

Yksi tietosuoja-asetuksesta keskeisesti esiin nousevia asioita on sisäänrakennetun- ja oletusarvoisen tietosuojan periaate. Se edellyttää toteuttamaan tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet asetuksen vaatimusten täyttämiseksi. Toteutuakseen parhaalla mahdollisella tavalla, vaatii periaate huomiota myös järjestelmän toimittajalta. Jos järjestelmässä käsitellään henkilötietoja, on sen suunnittelussa ja kehityksessä huomioitava, että sen peruselementit ja toiminta tukevat henkilötietojen asianmukaista suojaamista.


Käytettävän järjestelmän itsessään tulee tukea tietosuojan toteuttamista.

 

Käytännössä tämän edellyttää järjestelmän suunnittelijan tietosuojatuntemusta. Ei siis ihme, että ohjelmistoalalla asetus puhuttaa. Oikeanlaisella suunnittelulla on oleellinen vaikutus järjestelmän käyttäjän mahdollisuuteen täyttää asetuksen mukaiset velvoitteensa.

Toimivan tietosuojan suurin uhka ja pahin riski istuu sanonnan mukaan pöydän ja tuolin välissä. Parhaitenkin suunniteltu järjestelmä voi pettää, jos käyttäjä mokaa. Toimivan tietosuojan ytimessä on siis se, että järjestelmien käyttäjät ymmärtävät tietosuojan arvon ja vaatimukset. Mainitut organisatoriset toimet tarkoittavat mm. henkilökunnan riittävää koulutusta ja tietoturvallisten toimintamallien muodostamista.

Virheitä sattuu koska elämä on inhimillistä. Suuri osa tietosuojan vaarantumiseen johtaneista erehdyksistä johtuu kuitenkin tietämättömyydestä. Järjestelmä voidaan suunnitella tietosuoja-asetuksen vaatimukset täyttäväksi, mutta sen oikeanlaista käyttöä toimittaja ei voi valvoa. Toki järjestelmätoimittajan vastuulla on kouluttaa ja ohjeistaa järjestelmän oikeanlainen käyttö, mutta tämän jälkeen käyttäjä vastaa itse toimistaan.

Asetuksen velvoitteet ja niiden laiminlyömisestä koituvat sanktiot ovat loppukädessä rekisterinpitäjän vastuulla. Lisäksi vastuuta on käsittelijällä. Näihin termeihin ja rooleihin tulen palaamaan blogeissani myöhemmin, mutta lyhykäisyydessään olet rekisterinpitäjä, jos keräät henkilötietoja ja käsittelijä jos sinulla on mahdollisuus nähdä ja käyttää näitä tietoja. Kuljetusyrittäjä asemoituu usein molempiin rooleihin.

Siksi muuttuvaan lainsäädäntöön kannattaa perehtyä ja reagoida viimeistään nyt.

 

Järjestelmätoimittajalta saa ja pitää vaatia laatua

 

Tietosuoja-asetus sisältää useita rekisteröidyn suojaksi asetettuja vaatimuksia, joiden täyttäminen voi osoittautua jopa mahdottomaksi ilman hyvää järjestelmää. Esimerkiksi järjestelmässä valmiiksi määritelty tietojen säilytysaika tai tietojen käsittelyn minimointi paitsi toteuttavat rekisteröidyn tietosuojaa myös tehostavat järjestelmän käyttäjän työtä.

Liiasta rajoittamisesta ja käyttäjän ohjaamisesta pakolla kasvaa kuitenkin käytön este. Haasteena on suunnitella järjestelmiä, jotka tukevat tietosuojaa ja ovat silti helppoja käyttää, mahdollisia ylläpitää sekä edullisia tarjota.  Täytyy tunnistaa paikat, joissa tietosuoja saattaa vaarantua. Tämä vaatii alan toiminnan ja käytäntöjen tuntemista. Järjestelmä tulee suunnitella käyttöön käyttäjän, ei järjestelmätoimittajan ehdoilla.

Vähitellen alamme myös nähdä, kuinka tietosuoja-asetus otetaan huomioon julkispuolen tarjouskilpailuissa. Kunnilla on mahdollisuus pyytää tarjouksen jättäviä yrityksiä osoittamaan tietosuoja-asetuksen noudattaminen myös järjestelmien osalta.

Me teemme kehitystyötä jatkuvasti. Kieltäydymme näkemästä tietosuojaa esteenä kehitykselle vaan sen sijaan näemme sen yhtenä mittarina järjestelmän toimivuudelle.  Meidän alallamme hyvä järjestelmä tarkoittaa järjestelmää, joka pitää rekisteröityjä arvossaan ja on loppukäyttäjän mielestä yksinkertaisen toimiva. Tuemme asiakkaitamme tietosuojan toteuttamisessa ja pidämme heidät aktiivisesti mukana kehitystyössä.

Katja Kataja
Projektipäällikkö, Movit