Avainsana: kunnat

Henkilökuljetusten hallinta on haastavaa. Siitä kertoo, että esimerkiksi koulukuljetusten kustannusten vaihtelu on valtavan suurta eri paikkakunnilla. Tätä on perinteisesti selitetty kuntien ja kaupunkien erilaisten kilpailutilanteiden ja demografiatekijöiden avulla, mutta väitän, että syytä on tarkastella myös henkilökuljetusten järjestämistapoja kriittisesti.

Koulukuljetukset sekä palveluliikenteen hankinta ja niiden järjestäminen on yksi kuntatoimijoiden suurimmista haasteista mitä henkilökuljetusten hankintaan ja logistiikkaan tulee. Niitä säädellään tiukasti, niihin liittyy erityisryhmänsä, lasten, vuoksi paljon intohimoja ja niiden tarve ajoittuu ajallisesti päivän aikana haastavasti.

Tavoissa organisoida ja hankkia kunnan tilattu henkilöliikenne on löydettävissä kolme pääsuuntausta. Ensimmäisessä koulukuljetusten hallinta ulkoistetaan kokonaisuudessaan. Ulkoistuksen kilpailutuksessa oppilaat kerätään alueellisiin kokonaisuuksiin, joiden sisällä oletetaan kuljetustarpeen ja reititysten tukevan toisiaan. Kilpailutusten voittanut taho vastaa kuljetuksesta ja sen reitityksestä. Tässä mallissa hinta pyydetään yleensä henkilöhintana. Toisessa hallinta hoidetaan kokonaan järjestävän tahon toimesta. Kilpailutuksessa annetaan ainoastaan arviot kilometrimääristä tai pyydetään päiväkohtainen hinta ajoneuvoille. Kolmas on eräänlainen hybridi aiemmista. Kunta rakentaa reittisuunnitelmat etukäteen, kilpailuttaa ne, mutta liikennöitsijät tekevät muutostarpeiden perusteella uudet reittisuunnitelmat.

Kaikissa malleissa on omia hyviä, mutta myös huonoja puoliaan. Parhaita tuloksia olemme nähneet ensimmäisen ja toisen mallin ratkaisuissa. Yhteisenä nimittäjänä näillä on sen, että kokonaishallinta on yhdellä taholla. Tällöin lisätilaukset ja tarpeet saadaan sovitettua jo olemassa olevaan tilauskantaan ja niiden aiheuttamat lisäkustannukset ovat hallittavissa.

Kolmas vaihtoehto on haastavin toteuttaa taloudellisesti ja ennakoitavasti. On vaarana, että kustannukset karkaavat jo kilpailutusvaiheessa, mikäli reittisuunnittelussa ei saada houkuttelevan suuria kokonaisuuksia. Mikäli tämä onnistuu ja tarjouskilpailussa onnistutaan ratkaisemaan myös lisätilausten tuomat kustannushaasteet, saadaan siitäkin toimiva.

On monta asiaa, jotka voivat mennä metsään. On myös monia kohtia, jotka ovat avain onnistumiseen.

1. Onnistunut suunnittelu tukee kilpailutusta

Ennen kilpailutusta tehtyä optimointia pidetään ratkaisuna, joka antaa automaattisesti parhaan lopputuloksen. Voi olla, että reittien kilometrimääriä saadaan painettua alas ja tulokset saadaan näyttämään paperilla hienolta. Se ei kuitenkaan riitä. Onnistunut optimointi on myös ajettavissa ja sisältää jo itsessään tekijöitä, jotka tukevat kilpailutuksen hyvää tulosta. Ensimmäisenä on huolehdittava siitä, että reitit ovat yhdisteltävissä. Näitä reittejä tulee kilpailutuksessa yhdistää niin, että kokonaisuuksista tulee riittävän suuria ja houkuttelevia kuljetusyrittäjien tarjouksia ajatellen.

2. Keskitä hallinta

Ei sinällään ole merkittävää kuka hallintaa tekee. Kunhan hallinnan piirissä on joku, jolla on riittävän suuri kokonaiskuva kuljetustarpeista. Hyvä optimointi ennen kilpailutusta joutaa romukoppaan, mikäli muutostarpeet, esim. väliaikaiset lisätilaukset, tilataan erilliskuljetuksina. On huolehdittava siitä, että muutoksia varten on olemassa mielekkäät mekanismit, joilla tilauskantaa saadaan täydennettyä ja muokattua siten, että kaikki osapuolet ovat tyytyväisiä.

3. Älä unohda laatua

Laatu tahtoo unohtua usein kustannuspaineiden kanssa painiessa. Vain harvoin muistetaan asettaa selkeitä laatumittareita palvelun järjestämiselle. Se on yksi avaimista myös onnistuneeseen toiminnan kehittämiseen. Laadullista tekemistä voidaan mitata niin organisaation sisällä, kuin kuljetusten toteutumisestakin. Oleellisinta on, että ne saadaan sovitettua organisaation tavoitteisiin, sekä suunnitellaan siten, että ne ovat mitattavia.

4. Ajattele isosti

Koulukuljetuksia tulee ajatella kokonaisvaltaisesti Optimaalinen reittisuunnittelu ei riitä, mikäli kuljetusten kilpailutuksesta ei tehdä houkuttelevaa yrittäjille. Reittien optimoinnin, kilpailutuksen, muutosten hallinnan, ajosuoritteiden ja raportoinnin täytyy kaikkien tukea toisiaan.