Tekijä: intoit

Yleinen

Koulukuljetusten suunnittelu kesällä

Koulujen päättyessä toukokuun lopulla koulutoimessa huokaistaan usein helpotuksesta: kesäloma alkaa pian! Samaa ei voida kuitenkaan sanoa koulukuljetusten suunnittelun osalta, sillä alkava kesä on usein merkki siitä, että vuoden kovin työrupeama on alkamassa.

Sadoista oppilaista koostuvan, viikon jokaisena päivänä hieman vaihtuvan kuljetus- ja reitityskokonaisuuden suunnittelu on melkoinen työmaa. Mitä kesän aikana suunnittelussa tapahtuu?

Syksyn koulukuljetusten suunnittelu aloitetaan useimmiten kesäkuun ensimmäisten viikkojen aikana. Käytännössä suunnittelu aloitetaan kunnassa sillä, että kuljetusoppilaiden ja mahdollisten sellaisten lukujärjestystiedot vahvistetaan koulujen puolesta, jolloin itse suunnittelussa päästään tekemään tarkastuksia. Erinäisiä tarkastustoimenpiteitä ennen tehdään uusille kuljetusoppilaille kuljetuspäätökset. Samaan aikaan tarkistetaan myös muuttuvat tai päättyvät kuljetuspäätökset, jotka vaikuttavat oppilaiden kuljetusoikeuteen. Kuljetusoikeuteen vaikuttaa oppilaan matka kotoa kouluun, vaaralliseksi luokitellut tiet tai muut tapauskohtaiset seikat, jotka voivat tehdä koulumatkasta liian rasittavan tai vaarallisen kuljetusoppilaalle. Nämä toimenpiteet koskevat monessa kunnassa useaa sataa oppilasta. Työ on hyvin manuaalista, sillä kuljetuspäätökset tehdään aina yksittäiselle oppilaalle ja tapauskohtaisesti varmistuen kuitenkin siitä, että kaikkia oppilaita kohdellaan yhdenvertaisesti.

Seuraavaksi voidaan määritellä oppilaiden hakupaikat sekä ohjata heidät reittiliikenteen linja-autoihin, mikäli se on mahdollista. Tämä tarkoittaa sitä, että oppilaat saavat linja-autokortin, jonka avulla he kulkevat itsenäisesti kouluun käyttäen reittiliikennettä. Loput oppilaat ohjataan kouluautosuunnitteluun, eli tilausajoliikenteeseen. Lisäksi on oppilaita, jotka kulkevat osan viikosta linja-autossa ja osan tilauskouluautossa. Mikäli kuljetussuunnittelija tuskailee tämän osion kanssa, on joissain tapauksissa suositeltavaa ulkoistaa linja-automerkintöjen teko esimerkiksi kouluille, jolloin kuljetussuunnittelijan työmäärä on inhimillisempi, päästäen hänet tai heidät keskittymään tarkistustöihin ja muihin vaadittuihin tehtäviin.
Seuraava toimenpide on osoittaa oppilaalle hänen haku- ja jättöpaikkansa. Tämä tehdään myös jokaiselle oppilaalle erikseen, eli kyseessä on monesti usean sadan oppilaan massa, joka käydään läpi yksitellen. Manuaalisen työn määrä on siis huomattava, eikä vielä olla päästy edes reittisuunnitteluun asti! Tässä vaiheessa tehdään vielä lukuisia tarkistuksia, sillä mahdolliset virheet on hyvä huomata jo tässä vaiheessa, sillä myöhemmin nämä virheet kertautuvat ja vaikuttavat laajemmin suunnittelutyöhön.

Reittisuunnitteluun päästyämme käyttöön otetaan ulkoinen työkalu, tässä tapauksessa Movit. Järjestelmään siirretään kaikkien niiden kuljetusoppilaiden tiedot, jotka jonain päivänä tarvitsevat kouluautokyydin. Kuten aiemmin mainitsin, kyse on monesti useasta sadasta, joissain tapauksissa jopa tuhannesta oppilaasta. Lisäksi on hyvä huomioida, että suunnittelua ei tehdä yhdelle päivälle – se tehdään jokaiselle viikonpäivälle erikseen. Tämä johtuu siitä, että lukujärjestykset eivät ole läheskään aina samankaltaiset päivästä toiseen. Jokaiselle oppilaalle, jolla on edestakainen matka jokaiselle arkipäivälle, suunnitellaan siis kymmenen reittiä. Tämä tarkoittaa useita tuhansia merkintöjä, kun oppilaita on useampi sata.

Itse suunnittelun nopeus on riippuvainen monesta tekijästä. Resurssien määrä on yksi näistä. Mikäli autoja on reilusti, eli kunta on ”ylimitoittanut” ajoneuvokapasiteetin, on suunnittelu helpompaa. Mikäli kunta on ”alimitoittanut” ajoneuvojen määrän, vaatii reittisuunnittelu enemmän luovuutta ja kompromisseja. Henkilöstöresurssit taasen viittaavat siihen, paljonko suunnitteluun panostetaan henkilötyötunteja. Tähän vaikuttaa kunnan tahtotila sekä osittain se, kuinka haastavaa suunnittelu on ottaen huomioon aiemmin mainitun ajoneuvokapasiteetin sekä esimerkiksi maantieteelliset tekijät. Lisäksi suunnitteluun vaikuttaa koulujen määrä, oppilaiden määrä (luonnollisesti), oppilaiden jakautuminen alueellisesti sekä erityiskuljetusten tarpeet. Soppaa saa hämmennettyä vielä lisää liittämällä kuljetuksiin esimerkiksi palveluliikennettä tai ruoka- ja tavarakuljetuksia.

Kun otetaan huomioon, että oppilaat saavat aikataulumerkinnän lisäksi vielä merkinnän siitä, mikä auto heidät hakee, sekä hakupaikan, nousee yksittäisen oppilaan tietomerkintöjen määrä yhteensä 21:een. Tämä tarkoittaa sitä, että reittejä suunnitellessa tehdään esimerkiksi 500 oppilaan massalle yhteensä 10 500 merkintää. Kuvittele, että tämä kaikki pitäisi tehdä esimerkiksi Exceliin! Onneksi ei tarvitse, kun käytössä on Movit, joka tekee nämä merkinnät suunnittelijan puolesta, ja suunnittelussa voidaan keskittyä reititykseen visuaalisella käyttöliittymällä.

Riippuen aiemmin mainituista tekijöistä, suunnittelu vaatii 1-3 henkilöä ja jokaiselta 1-2 henkilötyökuukautta, jolloin työn vaatimus vaihtelee yhteensä 1-6 henkilötyökuukauden välillä. Kun reititys on saatu valmiiksi, lähetetään ne yleensä liikennöitsijälle tarkistuskierrokselle sekä tehdään vielä viime hetken korjauksia. Kun nämä on saatu tehtyä, pohditaan seuraavaksi sitä, millä tavoitamme sadat oppilaat sekä heidän vanhempansa. Toisin sanoen aiemmin mainitut 10 500 merkintää pitäisi saada viestittyä oppilaille ja huoltajille. Movitista saadaan tarvittaessa Excel-tiedosto ulos, joka voidaan viedä oppilastietojärjestelmään. Tällöin kuitenkin luodaan kaksi erillistä tietokantaa, jotka eivät ole suoraan yhteydessä toisiinsa, eli muutokset pitää kirjata erikseen molempiin järjestelmiin. Tästä syystä suosimmekin Kouluun.fi-käyttöliittymää, sillä se on yhteydessä suoraan Movitiin, jolloin aikataulut ja muu tarvittava tieto on aina ajantasaista.

Joku voi ajatella, että viestintä ja reititys voidaan ulkoistaa liikennöitsijälle Tämä on joissain tapauksissa käypä tai ainoa vaihtoehto esimerkiksi kunnan taloustilanteesta johtuen. Liikennöitsijät ovat kuitenkin heille toimitettujen listojen varassa, eikä heillä ole useinkaan suoraan yhteyttä kouluihin tai oppilastietojärjestelmään. Tällöin menetetään informaatiota tai hidastetaan sen kulkua, joka johtaa helposti kaaokseen koulujen alkaessa. Etenkin uuden kilpailutuskauden alkaessa ollaan helposti tilanteessa, jonka vuoksi päädytään uutisotsikoihin. On myös hyvä muistaa, että liikennöitsijät kamppailevat tässä kirjoituksessa mainittujen asioiden kanssa tismalleen samalla tavalla kuin kunnankin suunnittelijat, mutta ongelmakohdat tai palaute ei välttämättä kantaudu kunnan päättäjille asti.

Koulujen alku syksyllä on kiireistä aikaa. Kaikista tarkistuksista huolimatta löytyy aina virheitä tai muutoksia, jotka vaikuttavat usein suureen määrään oppilaita. Aikatauluja hiotaan, lukujärjestyksiä muutetaan tai uusia oppilaita lisätään listoille sitä mukaan, kun tieto saadaan kuljetusyksikköön. Haastavin asia tässä on työmäärän kertautuminen. Kun yhden oppilaan lukujärjestys muutetaan, muuttuu hänen kuljetuksensa, jolloin kyseisten reittien aikataulu voi muuttua, eli muutoksia tapahtuu usein 5-20 oppilaalle. Tässä vaiheessa näitä muutoksia joudutaan viestimään lyhyellä varoitusajalle suurelle massalle; kuljettajille, kouluille ja huoltajille. Tässä vaiheessa aiemmin mainittu kahden järjestelmän systeemi alkaa murenemaan, sillä se vaatii jatkuvaa ylläpitoa ja tarkkailua. Eriävät tiedot johtavat ikäviin seurauksiin, eivätkä kuljetukset suju kuten on tarkoitettu. Tämä on epätoivottu tilanne, eikä se palvele kenenkään etua. Sujuvalla suunnittelulla, työjärjestyksellä sekä viestinnällä näistä ongelmista päästään tehokkaasti eroon. Tällöin esimerkiksi kaikki nämä osa-alueet yhdistävä kuljetustenhallintajärjestelmä voi tulla ajankohtaiseksi.

Lopuksi pohdittavaa kunnille: Kuinka teillä hoidetaan koulukuljetukset? Onko kunnassa tehty koskaan tilannekatsausta koulukuljetusten tilasta? Mikäli tämä kirjoitus herätti ajattelemaan koulukuljetusten sujuvuutta tai ylipäänsä järjestämistä, olkaa ihmeessä meihin yhteydessä, niin mietitään yhdessä, voimmeko auttaa teitä parantamaan koulukuljetusten järjestämistä tai käytäntöjä.

Juho Kukkonen
Konsultti, Movit

Yleinen

Movit Henkilökuljetus 2018 -näyttelyssä

Jos nimi ei ole tuttu, mutta työskentelet henkilökuljetusten alalla, on syytä olla hereillä loppuviikosta ja kipaista Henkilökuljetus 2018 -näyttelyyn Tampereen messukeskukseen!

Kuluva vuosi on ollut huimaa kiitoa. Olemme laittaneet kaikki liikenevät voimat palveluidemme ja tuotteemme kehitykseen. Tämä alkaa nyt kantaa hedelmää ja olemme valmiit taksilain uudistukseen!
Pystymme tarjoamaan tällä hetkellä markkinoiden kiinnostavimman kokonaisuuden. Henkilökuljetusnäyttelyssä esittelemme uutuuttaan hohtavan varaus- ja hinnoitteluosion. Pystymme näin tuottamaan palvelun, joka kattaa koko henkilökuljetustarpeen hallinnoinnin tilauksesta ajosuoritteeseen.

Tule keskustelemaan myös tietosuojasta ja kuljetustenhallinnasta. Konsultoimme useaa henkilökuljetusalan toimijaa siitä, kuinka toiminnan prosessit saadaan vastaamaan voimaan astuvan tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksia.
Annamme mielellämme neuvoja myös mistä kannattaa lähteä liikkeelle.

Jos siis vierailet Henkilökuljetusnäyttelyssä, kannattaa pistäytyä osastollamme A7. Keitetään kahvit ja suunnitellaan, miten yrityksesi toiminta laitetaan kuntoon ennen kuin lakimuutokset astuvat voimaan.

Meidän vahvuutemme on rautaisten tuotteiden lisäksi asiakasta arvostava ote. Meille arvo syntyy asiakkaalle tuotetusta kokonaispalvelusta.

Nähdään messuilla!

Kari Savolainen
Myyntipäällikkö, Movit

Yleinen

Tietosuoja check – Muistilista kuljetusyrityksille

Tietosuoja check - Muistilista kuljetusyrityksille

Uuden tietosuoja-asetuksen (GDPR) soveltaminen alkaa jo kolmen kuukauden kuluttua. Jos olet vasta alkanut tutustua aiheeseen tai se tuntuu edelleen hankalalta ei hätää: tietoa asetuksesta on saatavissa paljon. Hyvän kokonaiskuvan asetuksesta saat esimerkiksi täältä ja lisää voit lukea täältä.

Kuljetusyrityksissä liikkuu luonnollisesti paljon GDPR:n tarkoittamia henkilötietoja ja aivan erityisesti silloin kun operoidaan koulukuljetuksia tai SHL ja VPL -tyyppisiä kuljetuksia. Lisäksi yritykset käsittelevät henkilökuntansa ja yhteistyökumppaneidensa henkilötietoja sekä muodostavat erilaisia markkinointi- ja asiakastietorekistereitä.

Kokosin etenkin kuljetusyrityksille (ja miksei muillekin) sopivan muistilistan, johon nostin keskeisiä asioita tietosuoja-asetuksesta. Voit käyttää sitä apunasi, kun arvioit, käsitteleekö yrityksesi henkilötietoja asetuksen edellyttämällä tavalla. Muistathan, että voit pyytää apua tietosuojatyöhösi myös meiltä.

 

√ Mitä henkilötietoja käsitellään ja missä ne ovat

Tietosuoja-asetus säätelee nimenomaan henkilötietojen käsittelyä. On oleellista ymmärtää mitkä tiedot ovat henkilötietoja ja kuuluvat näin asetuksen piiriin sekä mitä tarkoittaa käsittely.

Henkilörekisterillä tarkoitetaan jäsenneltyä henkilötietojen joukkoa. Rekistereissä voi olla niin asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden kuin työntekijöidenkin tietoja. Tietoja voi siis olla yllättävänkin paljon ja ne saattavat olla hajallaan, kun saman rekisterin tietoja käsitellään ensin esimerkiksi Excelissä, sitten kuljetustenhallintaohjelmassa ja lopuksi laskutuksessa.

Erityisten arkaluonteisten henkilötietojen eli niin sanottujen erityisten henkilötietoryhmien käsittelylle tarvitaan erityinen peruste. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi terveystiedot sekä lähtökohtaisesti myös lasten tiedot. Erityisiä henkilötietoryhmiä käsiteltäessä tulee varmistua siitä, että käsittelijällä on salassapitovelvollisuus sekä tarvittava ohjeistus tietoturvallisen käsittelyn varmistamiseksi.

√ Millä perusteella käsittely tapahtuu

Tietojen käsittelylle tulee aina olla lainmukainen peruste. Tällainen voi olla esimerkiksi sopimukseen perustuvan palvelun toteuttaminen tai rekisteröidyn henkilökohtainen ja todennettavissa oleva suostumus. Tietomäärä tulee minimoida ja vain oleellisia henkilötietoja käsitellä. Käsittelyn tulee olla läpinäkyvää ja turvallista.

√ Tunnista omat roolisi

Mikä on roolisi suhteessa mihinkin henkilörekisteriin? Oletko rekisterinpitäjä ja vai käsittelijä? Sekä vastuusi että oikeutesi määräytyvät tämän mukaan. Usein yritykset toimivat molemmissa rooleissa ja rekistereitä on monta.

Esimerkiksi koulukuljetukset ostaa yleensä kunta, joka myös luovuttaa kuljetettavien tiedot kuljetusyritykselle. Tällaisessa tapauksessa kunta on rekisterinpitäjä ja kuljetusyritys tietojen käsittelijä. Rekisterinpitäjällä on oikeus määrätä rekisterin käytöstä ja vastaavasti velvollisuus antaa ohjeistus tietojen käsittelyä varten.

Henkilötietojen käsittelijä käsittelee tietoja siis aina rekisterinpitäjän lukuun ja siksi kannattaakin varmistua siitä, että on saanut käsittelyohjeet dokumentoituna. Usein nämä sisältyvät esimerkiksi kuljetuspalvelusopimukseen tai annetaan erillisenä tietosuojaliitteenä sopimuksen yhteydessä.

√ Sopimukset ja ohjeistukset kuntoon

Henkilötietojen käsittelystä on oltava sopimus tai muu pätevä asiakirja, josta ilmenee käsittelyn tarkoitus, kohde, kesto, käsiteltävien henkilötietojen tyyppi sekä rekisterinpitäjän velvollisuudet ja oikeudet kuten myös se, että käsittelijät ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta.

Myös alihankkijat ja yhteistyökumppanit voivat olla jonkin rekisterin käsittelijöitä olematta kuitenkaan varsinainen osa sitä sopimusta jonka perusteella henkilötiedot ovat tulleet käsiteltäviksi. Varmista, että rekisterinpitäjällä on aina ajantasainen tieto siitä ketkä henkilötietoja käsittelevät ja vastaavasti siitä, että alihankkijoillasi on tieto käsittelyn edellytyksistä ja tavoista.

Henkilötietoja käsittelevällä henkilökunnalla tulee olla asianmukaiset salassapitosopimukset, jotka usein on tehty työsopimuksen yhteydessä sekä ohjeistus rekisterin ylläpidosta ja sallituista käsittelytoimista. Riittävällä koulutuksella ja ohjeistuksella varmistut siitä, että henkilötietoja käsitellään tietoturvallisesti ja toisaalta siitä, että henkilökunta ei joudu pohtimaan, kuinka käsittelyä tulisi suorittaa. Luo prosessit liittyen asetuksen mukaisiin tietojen siirtoihin. luovutuksiin, tarkastuksiin sekä tietoturvaloukkausten varalle.

Sopimuksin varmistut siitä, että sinulla on oikeus käsitellä henkilötietoja sekä siitä että sopimus- ja yhteistyökumppaneiden toiminta vastaa GDPR:n vaatimuksia.

√ Selosteet ajan tasalle

Jokaisesta henkilötietoja sisältävästä rekisteristä tulee ylläpitää nykyisen henkilötietolain mukaisen rekisteriselosteen kaltaista tietosuojaselostetta.

Lisäksi henkilötietojen käsittelijän on ylläpidettävä selostetta käsittelytoimista osoittaakseen käsittelyn lainmukaisuus. Selosteessa kuvataan mm. henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, käsittelytoimet ja säilytysajat sekä kerrotaan rekisteröidylle hänen oikeuksistaan. Käytännössä käsittelijän on siis dokumentoitava vastuullaan olevat käsittelytoimet, mikä tukee asetuksen mukaisen osoitusvelvollisuuden toteuttamista.

√ Osoitusvelvollisuus

Tietosuoja-asetutuksen noudattaminen tulee voida osoittaa dokumentein. Henkilötietoja käsittelevän tahon on siis oma-aloitteisesti ylläpidettävä dokumentaatiota, josta muodostuu ajantasainen kuva henkilötietojen käsittelyn tavoista ja toimintaperiaatteista. Esimerkiksi edellä mainittu seloste käsittelytoimista voi olla osa tällaista dokumentaatiota, jonka avulla henkilötietojen käsittelyn tilaa voidaan arvioida.

Osoitusvelvollisuus on ennakollinen eli dokumentaation on oltava aina ajan tasalla ja se on voitava esittää vaikka varsinaista tietoturvaloukkausta ei olisi tapahtunut. Yrityksen toimintamallien ajoittainen tarkastelu tarjoaa kuitenkin mahdollisuuden oman toiminnan laadun parantamiseen. Tietosuoja-asetukseen kannattaakin suhtautua ennen kaikkea mahdollisuutena kartoittaa ja kehittää yrityksen toimintaa.

Katja Kataja
Projektipäällikkö, Movit

Yleinen

Tietosuoja ei ole vain järjestelmätoimittajan vastuulla

Tietosuoja ei ole vain järjestelmätoimittajan vastuulla

Yksi tietosuoja-asetuksesta keskeisesti esiin nousevia asioita on sisäänrakennetun- ja oletusarvoisen tietosuojan periaate. Se edellyttää toteuttamaan tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet asetuksen vaatimusten täyttämiseksi. Toteutuakseen parhaalla mahdollisella tavalla, vaatii periaate huomiota myös järjestelmän toimittajalta. Jos järjestelmässä käsitellään henkilötietoja, on sen suunnittelussa ja kehityksessä huomioitava, että sen peruselementit ja toiminta tukevat henkilötietojen asianmukaista suojaamista.


Käytettävän järjestelmän itsessään tulee tukea tietosuojan toteuttamista.

 

Käytännössä tämän edellyttää järjestelmän suunnittelijan tietosuojatuntemusta. Ei siis ihme, että ohjelmistoalalla asetus puhuttaa. Oikeanlaisella suunnittelulla on oleellinen vaikutus järjestelmän käyttäjän mahdollisuuteen täyttää asetuksen mukaiset velvoitteensa.

Toimivan tietosuojan suurin uhka ja pahin riski istuu sanonnan mukaan pöydän ja tuolin välissä. Parhaitenkin suunniteltu järjestelmä voi pettää, jos käyttäjä mokaa. Toimivan tietosuojan ytimessä on siis se, että järjestelmien käyttäjät ymmärtävät tietosuojan arvon ja vaatimukset. Mainitut organisatoriset toimet tarkoittavat mm. henkilökunnan riittävää koulutusta ja tietoturvallisten toimintamallien muodostamista.

Virheitä sattuu koska elämä on inhimillistä. Suuri osa tietosuojan vaarantumiseen johtaneista erehdyksistä johtuu kuitenkin tietämättömyydestä. Järjestelmä voidaan suunnitella tietosuoja-asetuksen vaatimukset täyttäväksi, mutta sen oikeanlaista käyttöä toimittaja ei voi valvoa. Toki järjestelmätoimittajan vastuulla on kouluttaa ja ohjeistaa järjestelmän oikeanlainen käyttö, mutta tämän jälkeen käyttäjä vastaa itse toimistaan.

Asetuksen velvoitteet ja niiden laiminlyömisestä koituvat sanktiot ovat loppukädessä rekisterinpitäjän vastuulla. Lisäksi vastuuta on käsittelijällä. Näihin termeihin ja rooleihin tulen palaamaan blogeissani myöhemmin, mutta lyhykäisyydessään olet rekisterinpitäjä, jos keräät henkilötietoja ja käsittelijä jos sinulla on mahdollisuus nähdä ja käyttää näitä tietoja. Kuljetusyrittäjä asemoituu usein molempiin rooleihin.

Siksi muuttuvaan lainsäädäntöön kannattaa perehtyä ja reagoida viimeistään nyt.

 

Järjestelmätoimittajalta saa ja pitää vaatia laatua

 

Tietosuoja-asetus sisältää useita rekisteröidyn suojaksi asetettuja vaatimuksia, joiden täyttäminen voi osoittautua jopa mahdottomaksi ilman hyvää järjestelmää. Esimerkiksi järjestelmässä valmiiksi määritelty tietojen säilytysaika tai tietojen käsittelyn minimointi paitsi toteuttavat rekisteröidyn tietosuojaa myös tehostavat järjestelmän käyttäjän työtä.

Liiasta rajoittamisesta ja käyttäjän ohjaamisesta pakolla kasvaa kuitenkin käytön este. Haasteena on suunnitella järjestelmiä, jotka tukevat tietosuojaa ja ovat silti helppoja käyttää, mahdollisia ylläpitää sekä edullisia tarjota.  Täytyy tunnistaa paikat, joissa tietosuoja saattaa vaarantua. Tämä vaatii alan toiminnan ja käytäntöjen tuntemista. Järjestelmä tulee suunnitella käyttöön käyttäjän, ei järjestelmätoimittajan ehdoilla.

Vähitellen alamme myös nähdä, kuinka tietosuoja-asetus otetaan huomioon julkispuolen tarjouskilpailuissa. Kunnilla on mahdollisuus pyytää tarjouksen jättäviä yrityksiä osoittamaan tietosuoja-asetuksen noudattaminen myös järjestelmien osalta.

Me teemme kehitystyötä jatkuvasti. Kieltäydymme näkemästä tietosuojaa esteenä kehitykselle vaan sen sijaan näemme sen yhtenä mittarina järjestelmän toimivuudelle.  Meidän alallamme hyvä järjestelmä tarkoittaa järjestelmää, joka pitää rekisteröityjä arvossaan ja on loppukäyttäjän mielestä yksinkertaisen toimiva. Tuemme asiakkaitamme tietosuojan toteuttamisessa ja pidämme heidät aktiivisesti mukana kehitystyössä.

Katja Kataja
Projektipäällikkö, Movit

Yleinen

Puheet digiloikasta ovat höpöhöpöä

Puheet digiloikasta ovat höpöhöpöä

Vanhassa vara parempi?

Olen itse teksti-tv:n ja Excelin suurkuluttaja. Nautin teksti-tv:n helposta ja toimivasta käyttöliittymästä. 235, 427 ja 221 kertovat meille teksti-tv ihmiselle paljon. Hetken aikaa olin hämmentynyt kun 231:n sisältö vaihtui 241:een. Kyseiset luvut ovat maagisia. Ne sisältävät itsessään jo kuvailevan tiedon siitä mistä niiden luettelija on kiinnostunut, ne kertovat meille kolmella luvulla jo tiedon sisällöstään. Ongelma on vain se, että jo nyt olen rajannut ymmärtäjien joukon niihin, jotka sisällön kanssani tietävät. Paljon hyvää ja rikasta, mutta kovin hiljaista, tietoa. Liiketoiminnassa se olisi jopa kullanarvoista.

Excelissä pidän sen näennäisesti yksinkertaisesta käyttöliittymästä. Rakastan sen tarjoamia mahdollisuuksia loputtomaan muokattavuuteen. Todellakin, sen varaan voi rakentaa toimivan järjestelmän! Jos sinun ei tarvitse sen sisällöstä viestiä muutoin kuin kopioina, tulosteina ja sähköpostien liitetiedostoina.

Vanhassa vara parempi. Näin tuntuvat monet kuljetusalalla toimivat yrittäjät ajattelevan. Myyntityössä kuluvan puolen vuoden aikana olen käynyt monia keskusteluja, joissa yrittäjä kertoo heillä olevan käytössä jo erittäin hyvän järjestelmän. Kun pintaa päästään raaputtamaan, niin järjestelmä muodostuu usein excelistä, paperista ja puhelimesta. Järjestelmällistä työtä, sanoisin. Mutta kaukana sähköisestä järjestelmästä.

Yhdistelmä hiljaista tietoa, kuten teksti-tv:n sivunumeroiden sisältö, toimivat rutiinit ja yksinkertaiset excelin ajolistat mahdollistavat aivan varmasti kustannustehokkaan ja toimivan ympäristön kannattavaan liiketoimintaan, kun toimintaympäristö pysyy muuttumattomana. Digiloikan ottaminen tuolloin tuntuu varmasti pelottavalta ja järjettömältä. Tällä hetkellä henkilökuljetuksissa tieto nähdään liiketoiminnan etuna. Ja totta se onkin, liikennöitsijät usein tietävät enemmän kuin tilaajat. Tarjoaminen hyvällä hinnalla on helppoa, kun tietää enemmän hiljaista tietoa kuin tilaaja tai kilpailijat. Toimintaympäristön muutos näyttää henkilökuljetusalalla tällä hetkellä kuitenkin varmemmalta kuin koskaan aiemmin.

Liikennekaari muuttaa taksiliikenteen, sähköiset tilauspalvelut mullistavat yksittäistilaukset, Kela kilpailuttaa omat kuljetuksensa ja kunnat miettivät kuinka tehostaa omaa hankintatoimintaansa kuljetuspalveluiden osalta. Suuret tilaajat miettivät tällä hetkellä, kuinka ottaisivat tiedon haltuunsa ja oppisivat tilaamaan paremmin. Tässä tilanteessa on opittava tarjoamaan paremmin, on opittava järjestelemään toimintansa paremmin. On varauduttava siihen, että muut tietävät saman kuin minäkin.

Tiedoksi kuitenkin, että 221 on jääkiekon sm-liiga, 235 on änäri, 241 sisältää uudet jalkapallon veikkausliigan tulossivut ja 427 on Helsinki-vantaan saapuvat. Siinä sitä hiljaista tietoa nyt sitten olikin.

 

Puhutaan digiaskelista!

Teen paljon kylmäsoittoja, firman markkinointi on aloitettu vasta keväällä, eikä nimeä ennestään ole. Olen ollut havaitsevani pientä muutosta yrittäjien keskuudessa. Liikennekaaren julkaisu keväällä halvaannutti hetkeksi toimijoita, mutta alkujärkytyksen jälkeen tilanne on oman tuntemukseni mukaan muuttunut. Tietoisuus siitä, että muuttuvaan markkinaan on ehkä jollain tavalla kyettävä vastaamaan, on nousussa. Mutta ei se alalle digiloikkaa tuo. On kyettävä ottamaan edes digiaskelia.

En tiedä näenkö termin jotenkin liian suurena. Näen digiloikan sähköisinä toimintaympäristöinä, joissa tilaukset saapuvat järjestelmään suoraan rajapintojen lävitse, ympäristöinä, joissa tilaukset voidaan välittää järjestelmästä toiseen. Kokonaisuuksina, joissa raportit tilaajalle toteumista ovat haettavissa sähköisistä palveluista.

Puhuisin mieluummin digiaskelista. Askeleilla kohti sitä, ettei yhtäkään ajoa tarvitse tulostaa kuljettajalle paperisena tai lähettää sähköpostin liitetiedostona. Askeleilla kohti sitä, että resurssien, autojen ja henkilöstöjen kapasiteetti sekä sijainti ovat jatkuvasti selvillä. Askeleilla kohti sitä, että yhtään turhaa tuntia ei käytetä kyydin odotteluun tai kilometriä ei ajeta tyhjänä kuin pakon sanelemana, ei ainakaan hakemaan niitä ajomääräyksiä. Aloitetaan siitä, että yrityksen omien ajojen hallinta ja tilauskanta hallitaan yhtenä kokonaisuutena. Luodaan samalla aikaa potentiaalia kohti digiloikkaa, jossa henkilökuljetuksiin tarvittava tieto kulkisi kauniisti yhteen toimivista järjestelmistä toisiin. Tämän potentiaalin kotiuttamiseen tarvitaan kuitenkin yhteistyötä niin alan yrittäjiltä, kuljetusten tilaajilta kuin hallinnoltakin. Kaikkien tulisi tähdätä samaan päämäärään, joka on taloudellinen ja hyvinvoiva toimintaympäristö.

Liikenne- ja viestintäministeriö on ottanut mielestäni oikeita askeleita liikennekaaren toisessa vaiheessa. Lippu -rajapinnat ottavat oikeansuuntaisia askeleita, mutta paljon on vielä tehtävää. Odotan esimerkiksi Kelalta hyviä päätöksiä siinä, kuinka heidän palvelutilauksensa tullaan jatkossa tekemään. Odotan, että kilpailutuksissa tullaan edellyttämään mahdollisuutta välittää kyytejä järjestelmästä toiseen. Hallinto voi ja tulee myös kannustaa digiaskeleiden ottamiseen.

Pidetään kuitenkin samaan aikaan huolta, että teksti-tv ei häviä. Se on kauhean kätevä.

Kari Savolainen
Myyntipäällikkö, Movit

GDPR

GDPR tulee

GDPR tulee

GDPR:stä puhutaan tänä syksynä paljon, ensi keväänä varmasti vielä enemmän. Kyseessä on Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus eli General Data Protection Regulation. Asetus on tullut virallisesti voimaan jo 2016, mutta soveltaminen alkaa 25.5.2018. Asetus on sellaisenaan voimassa olevaa sääntelyä ja tulee voimaan Suomessakin ilman erillisiä toimia. Käytännössä moni kansallinen laki vaatii kuitenkin muutoksia ollakseen asetuksen mukainen.

 

Mitä yleinen tietosuoja-asetus sitten tarkoittaa käytännössä? Entä ketä se koskee?

 

Asetus koskee henkilötietojen käsittelyä EU:n alueella sekä unionin kansalaisten henkilötietojen käsittelyä muualla. Käytännössä se vaikuttaa jokaiseen henkilötietoja työssään käsittelevään. Henkilötietoja löytyy yrityksissä yleisesti esimerkiksi asiakas- sekä markkinointirekistereistä ja jokainen yritys käsittelee henkilötietoja myös työsopimusten ja palkanmaksujen eli henkilöstöhallinnon yhteydessä. Lisäksi yrityksillä voi olla erilaisia sähköposti- tai joulukorttilistoja, jotka nekin sisältävät henkilötietoja.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoa, josta henkilö on tunnistettavissa tai joka muuhun tietoon yhdistettynä voi johtaa hänen tunnistamiseensa. Kun tällaista tietoa tallennetaan, katsotaan, käytetään tai poistetaan, on se henkilötiedon käsittelyä ja tietosuoja-asetus tulee sovellettavaksi.

Tässä vaiheessa monella herää ahdistus ja pelko siitä mitä asetus tarkoittaa omalle toiminnalle. On hyvä kuitenkin muistaa, että asetuksen tarkoitus on vahvistaa yksilöiden tietosuojaa digitalisoituvassa maailmassa. Tästä taitava toimija rakentaa itselleen kilpailuedun, sillä kautta aikain luottamus asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä on ollut perustava osa mainetta ja pitkiä liiketoimintasuhteita.

Tietosuoja-asetus saa monessa yrityksessä aikaan liikettä. Nyt  viimeistään on käytävä läpi omia toimintamalleja ja organisoitava tiedon käsittely. Asetukseen kirjattu sanktio on hyvä kannustin. Alku vaati töitä, kenellä mitenkin paljon, mutta kun vihdoin tiedetään missä henkilötiedot sijaitsevat, kuka niitä käsittelee ja miten, päästään niittämään paljon hyvää. Asetuksen myötä moni firma tiivistää toimintaansa ja jakaa rooleja uudelleen, niin että jatkossa kaikki tiedot saadaan kokonaismääräisesti käyttöön. Asiakkaat voivat luottaa tietojensa olevan turvassa kun yritys puolestaan ymmärtää mihin tietoja saadaan käyttää ja käyttää niitä entistä tehokkaammin. Sähköinen markkinointi ja sovellusten hyödyntäminen toiminnassa helpottuu.

 

Myös meillä tehdään muutoksia

 

Myös meidän yritysemme tekee tietosuojatyötä. Ohjelmistokehityksen puolella asetus näyttäytyy ensin ketterän kehityksen esteenä, mutta pian siitä löytyy mahdollisuuksia kun prosessit ovat kunnossa ja kaikki yhtä mieltä siitä, että rekisteröityjen tiedot ovat arvokasta ja turvassa pidettävää materiaalia. Haluamme sanoa meidän ohjelmistomme täyttävän tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Syksyn ja kevään mittaan tulen kirjoittamaan tänne blogiin meidän matkastamme kohti GDPR:n toteuttamista. Kerron asetuksen pääkohdista, soveltamisesta ja varmasti myös haasteista joita kohtaamme. Toukokuu tulee vauhdilla ja siihen mennessä tulee olla mahdollisimman valmista.

Katja Kataja
Projektipäällikkö, Movit

Koulukuljetus, Kunnat

Hallitse ja optimoi kuljetuksiasi

Hallitse ja optimoi kuljetuksiasi

Henkilökuljetusten hallinta on haastavaa. Siitä kertoo, että esimerkiksi koulukuljetusten kustannusten vaihtelu on valtavan suurta eri paikkakunnilla. Tätä on perinteisesti selitetty kuntien ja kaupunkien erilaisten kilpailutilanteiden ja demografiatekijöiden avulla, mutta väitän, että syytä on tarkastella myös henkilökuljetusten järjestämistapoja kriittisesti.

Koulukuljetukset sekä palveluliikenteen hankinta ja niiden järjestäminen on yksi kuntatoimijoiden suurimmista haasteista mitä henkilökuljetusten hankintaan ja logistiikkaan tulee. Niitä säädellään tiukasti, niihin liittyy erityisryhmänsä, lasten, vuoksi paljon intohimoja ja niiden tarve ajoittuu ajallisesti päivän aikana haastavasti.

Tavoissa organisoida ja hankkia kunnan tilattu henkilöliikenne on löydettävissä kolme pääsuuntausta. Ensimmäisessä koulukuljetusten hallinta ulkoistetaan kokonaisuudessaan. Ulkoistuksen kilpailutuksessa oppilaat kerätään alueellisiin kokonaisuuksiin, joiden sisällä oletetaan kuljetustarpeen ja reititysten tukevan toisiaan. Kilpailutusten voittanut taho vastaa kuljetuksesta ja sen reitityksestä. Tässä mallissa hinta pyydetään yleensä henkilöhintana. Toisessa hallinta hoidetaan kokonaan järjestävän tahon toimesta. Kilpailutuksessa annetaan ainoastaan arviot kilometrimääristä tai pyydetään päiväkohtainen hinta ajoneuvoille. Kolmas on eräänlainen hybridi aiemmista. Kunta rakentaa reittisuunnitelmat etukäteen, kilpailuttaa ne, mutta liikennöitsijät tekevät muutostarpeiden perusteella uudet reittisuunnitelmat.

Kaikissa malleissa on omia hyviä, mutta myös huonoja puoliaan. Parhaita tuloksia olemme nähneet ensimmäisen ja toisen mallin ratkaisuissa. Yhteisenä nimittäjänä näillä on sen, että kokonaishallinta on yhdellä taholla. Tällöin lisätilaukset ja tarpeet saadaan sovitettua jo olemassa olevaan tilauskantaan ja niiden aiheuttamat lisäkustannukset ovat hallittavissa.

Kolmas vaihtoehto on haastavin toteuttaa taloudellisesti ja ennakoitavasti. On vaarana, että kustannukset karkaavat jo kilpailutusvaiheessa, mikäli reittisuunnittelussa ei saada houkuttelevan suuria kokonaisuuksia. Mikäli tämä onnistuu ja tarjouskilpailussa onnistutaan ratkaisemaan myös lisätilausten tuomat kustannushaasteet, saadaan siitäkin toimiva.

On monta asiaa, jotka voivat mennä metsään. On myös monia kohtia, jotka ovat avain onnistumiseen.

 

  1. Onnistunut suunnittelu tukee kilpailutusta

Ennen kilpailutusta tehtyä optimointia pidetään ratkaisuna, joka antaa automaattisesti parhaan lopputuloksen. Voi olla, että reittien kilometrimääriä saadaan painettua alas ja tulokset saadaan näyttämään paperilla hienolta. Se ei kuitenkaan riitä. Onnistunut optimointi on myös ajettavissa ja sisältää jo itsessään tekijöitä, jotka tukevat kilpailutuksen hyvää tulosta. Ensimmäisenä on huolehdittava siitä, että reitit ovat yhdisteltävissä. Näitä reittejä tulee kilpailutuksessa yhdistää niin, että kokonaisuuksista tulee riittävän suuria ja houkuttelevia kuljetusyrittäjien tarjouksia ajatellen.

 

  1. Keskitä hallinta

Ei sinällään ole merkittävää kuka hallintaa tekee. Kunhan hallinnan piirissä on joku, jolla on riittävän suuri kokonaiskuva kuljetustarpeista. Hyvä optimointi ennen kilpailutusta joutaa romukoppaan, mikäli muutostarpeet, esim. väliaikaiset lisätilaukset, tilataan erilliskuljetuksina. On huolehdittava siitä, että muutoksia varten on olemassa mielekkäät mekanismit, joilla tilauskantaa saadaan täydennettyä ja muokattua siten, että kaikki osapuolet ovat tyytyväisiä.

 

  1. Älä unohda laatua

Laatu tahtoo unohtua usein kustannuspaineiden kanssa painiessa. Vain harvoin muistetaan asettaa selkeitä laatumittareita palvelun järjestämiselle. Se on yksi avaimista myös onnistuneeseen toiminnan kehittämiseen. Laadullista tekemistä voidaan mitata niin organisaation sisällä, kuin kuljetusten toteutumisestakin. Oleellisinta on, että ne saadaan sovitettua organisaation tavoitteisiin, sekä suunnitellaan siten, että ne ovat mitattavia.

 

  1. Ajattele isosti

Koulukuljetuksia tulee ajatella kokonaisvaltaisesti Optimaalinen reittisuunnittelu ei riitä, mikäli kuljetusten kilpailutuksesta ei tehdä houkuttelevaa yrittäjille. Reittien optimoinnin, kilpailutuksen, muutosten hallinnan, ajosuoritteiden ja raportoinnin täytyy kaikkien tukea toisiaan.

Kari Savolainen
Myyntipäällikkö, Movit