intoit - Movit

23.11.201723.11.2017Yleinen

Puheet digiloikasta ovat höpöhöpöä

Vanhassa vara parempi?

Olen itse teksti-tv:n ja Excelin suurkuluttaja. Nautin teksti-tv:n helposta ja toimivasta käyttöliittymästä. 235, 427 ja 221 kertovat meille teksti-tv ihmiselle paljon. Hetken aikaa olin hämmentynyt kun 231:n sisältö vaihtui 241:een. Kyseiset luvut ovat maagisia. Ne sisältävät itsessään jo kuvailevan tiedon siitä mistä niiden luettelija on kiinnostunut, ne kertovat meille kolmella luvulla jo tiedon sisällöstään. Ongelma on vain se, että jo nyt olen rajannut ymmärtäjien joukon niihin, jotka sisällön kanssani tietävät. Paljon hyvää ja rikasta, mutta kovin hiljaista, tietoa. Liiketoiminnassa se olisi jopa kullanarvoista.

Excelissä pidän sen näennäisesti yksinkertaisesta käyttöliittymästä. Rakastan sen tarjoamia mahdollisuuksia loputtomaan muokattavuuteen. Todellakin, sen varaan voi rakentaa toimivan järjestelmän! Jos sinun ei tarvitse sen sisällöstä viestiä muutoin kuin kopioina, tulosteina ja sähköpostien liitetiedostoina.

Vanhassa vara parempi. Näin tuntuvat monet kuljetusalalla toimivat yrittäjät ajattelevan. Myyntityössä kuluvan puolen vuoden aikana olen käynyt monia keskusteluja, joissa yrittäjä kertoo heillä olevan käytössä jo erittäin hyvän järjestelmän. Kun pintaa päästään raaputtamaan, niin järjestelmä muodostuu usein excelistä, paperista ja puhelimesta. Järjestelmällistä työtä, sanoisin. Mutta kaukana sähköisestä järjestelmästä.

Yhdistelmä hiljaista tietoa, kuten teksti-tv:n sivunumeroiden sisältö, toimivat rutiinit ja yksinkertaiset excelin ajolistat mahdollistavat aivan varmasti kustannustehokkaan ja toimivan ympäristön kannattavaan liiketoimintaan, kun toimintaympäristö pysyy muuttumattomana. Digiloikan ottaminen tuolloin tuntuu varmasti pelottavalta ja järjettömältä. Tällä hetkellä henkilökuljetuksissa tieto nähdään liiketoiminnan etuna. Ja totta se onkin, liikennöitsijät usein tietävät enemmän kuin tilaajat. Tarjoaminen hyvällä hinnalla on helppoa, kun tietää enemmän hiljaista tietoa kuin tilaaja tai kilpailijat. Toimintaympäristön muutos näyttää henkilökuljetusalalla tällä hetkellä kuitenkin varmemmalta kuin koskaan aiemmin.

Liikennekaari muuttaa taksiliikenteen, sähköiset tilauspalvelut mullistavat yksittäistilaukset, Kela kilpailuttaa omat kuljetuksensa ja kunnat miettivät kuinka tehostaa omaa hankintatoimintaansa kuljetuspalveluiden osalta. Suuret tilaajat miettivät tällä hetkellä, kuinka ottaisivat tiedon haltuunsa ja oppisivat tilaamaan paremmin. Tässä tilanteessa on opittava tarjoamaan paremmin, on opittava järjestelemään toimintansa paremmin. On varauduttava siihen, että muut tietävät saman kuin minäkin.

Tiedoksi kuitenkin, että 221 on jääkiekon sm-liiga, 235 on änäri, 241 sisältää uudet jalkapallon veikkausliigan tulossivut ja 427 on Helsinki-vantaan saapuvat. Siinä sitä hiljaista tietoa nyt sitten olikin.

Puhutaan digiaskelista!

Teen paljon kylmäsoittoja, firman markkinointi on aloitettu vasta keväällä, eikä nimeä ennestään ole. Olen ollut havaitsevani pientä muutosta yrittäjien keskuudessa. Liikennekaaren julkaisu keväällä halvaannutti hetkeksi toimijoita, mutta alkujärkytyksen jälkeen tilanne on oman tuntemukseni mukaan muuttunut. Tietoisuus siitä, että muuttuvaan markkinaan on ehkä jollain tavalla kyettävä vastaamaan, on nousussa. Mutta ei se alalle digiloikkaa tuo. On kyettävä ottamaan edes digiaskelia.

En tiedä näenkö termin jotenkin liian suurena. Näen digiloikan sähköisinä toimintaympäristöinä, joissa tilaukset saapuvat järjestelmään suoraan rajapintojen lävitse, ympäristöinä, joissa tilaukset voidaan välittää järjestelmästä toiseen. Kokonaisuuksina, joissa raportit tilaajalle toteumista ovat haettavissa sähköisistä palveluista.

Puhuisin mieluummin digiaskelista. Askeleilla kohti sitä, ettei yhtäkään ajoa tarvitse tulostaa kuljettajalle paperisena tai lähettää sähköpostin liitetiedostona. Askeleilla kohti sitä, että resurssien, autojen ja henkilöstöjen kapasiteetti sekä sijainti ovat jatkuvasti selvillä. Askeleilla kohti sitä, että yhtään turhaa tuntia ei käytetä kyydin odotteluun tai kilometriä ei ajeta tyhjänä kuin pakon sanelemana, ei ainakaan hakemaan niitä ajomääräyksiä. Aloitetaan siitä, että yrityksen omien ajojen hallinta ja tilauskanta hallitaan yhtenä kokonaisuutena. Luodaan samalla aikaa potentiaalia kohti digiloikkaa, jossa henkilökuljetuksiin tarvittava tieto kulkisi kauniisti yhteen toimivista järjestelmistä toisiin. Tämän potentiaalin kotiuttamiseen tarvitaan kuitenkin yhteistyötä niin alan yrittäjiltä, kuljetusten tilaajilta kuin hallinnoltakin. Kaikkien tulisi tähdätä samaan päämäärään, joka on taloudellinen ja hyvinvoiva toimintaympäristö.

Liikenne- ja viestintäministeriö on ottanut mielestäni oikeita askeleita liikennekaaren toisessa vaiheessa. Lippu -rajapinnat ottavat oikeansuuntaisia askeleita, mutta paljon on vielä tehtävää. Odotan esimerkiksi Kelalta hyviä päätöksiä siinä, kuinka heidän palvelutilauksensa tullaan jatkossa tekemään. Odotan, että kilpailutuksissa tullaan edellyttämään mahdollisuutta välittää kyytejä järjestelmästä toiseen. Hallinto voi ja tulee myös kannustaa digiaskeleiden ottamiseen.

Pidetään kuitenkin samaan aikaan huolta, että teksti-tv ei häviä. Se on kauhean kätevä.

7.11.201711.12.2017GDPR

GDPR tulee

GDPR:stä puhutaan tänä syksynä paljon, ensi keväänä varmasti vielä enemmän. Kyseessä on Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus eli General Data Protection Regulation. Asetus on tullut virallisesti voimaan jo 2016, mutta soveltaminen alkaa 25.5.2018. Asetus on sellaisenaan voimassa olevaa sääntelyä ja tulee voimaan Suomessakin ilman erillisiä toimia. Käytännössä moni kansallinen laki vaatii kuitenkin muutoksia ollakseen asetuksen mukainen.

Mitä yleinen tietosuoja-asetus sitten tarkoittaa käytännössä? Entä ketä se koskee?

Asetus koskee henkilötietojen käsittelyä EU:n alueella sekä unionin kansalaisten henkilötietojen käsittelyä muualla. Käytännössä se vaikuttaa jokaiseen henkilötietoja työssään käsittelevään. Henkilötietoja löytyy yrityksissä yleisesti esimerkiksi asiakas- sekä markkinointirekistereistä ja jokainen yritys käsittelee henkilötietoja myös työsopimusten ja palkanmaksujen eli henkilöstöhallinnon yhteydessä. Lisäksi yrityksillä voi olla erilaisia sähköposti- tai joulukorttilistoja, jotka nekin sisältävät henkilötietoja.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoa, josta henkilö on tunnistettavissa tai joka muuhun tietoon yhdistettynä voi johtaa hänen tunnistamiseensa. Kun tällaista tietoa tallennetaan, katsotaan, käytetään tai poistetaan, on se henkilötiedon käsittelyä ja tietosuoja-asetus tulee sovellettavaksi.

Tässä vaiheessa monella herää ahdistus ja pelko siitä mitä asetus tarkoittaa omalle toiminnalle. On hyvä kuitenkin muistaa, että asetuksen tarkoitus on vahvistaa yksilöiden tietosuojaa digitalisoituvassa maailmassa. Tästä taitava toimija rakentaa itselleen kilpailuedun, sillä kautta aikain luottamus asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä on ollut perustava osa mainetta ja pitkiä liiketoimintasuhteita.

Tietosuoja-asetus saa monessa yrityksessä aikaan liikettä. Nyt viimeistään on käytävä läpi omia toimintamalleja ja organisoitava tiedon käsittely. Asetukseen kirjattu sanktio on hyvä kannustin. Alku vaati töitä, kenellä mitenkin paljon, mutta kun vihdoin tiedetään missä henkilötiedot sijaitsevat, kuka niitä käsittelee ja miten, päästään niittämään paljon hyvää. Asetuksen myötä moni firma tiivistää toimintaansa ja jakaa rooleja uudelleen, niin että jatkossa kaikki tiedot saadaan kokonaismääräisesti käyttöön. Asiakkaat voivat luottaa tietojensa olevan turvassa kun yritys puolestaan ymmärtää mihin tietoja saadaan käyttää ja käyttää niitä entistä tehokkaammin. Sähköinen markkinointi ja sovellusten hyödyntäminen toiminnassa helpottuu.

Myös meillä tehdään muutoksia

Myös meidän yritysemme tekee tietosuojatyötä. Ohjelmistokehityksen puolella asetus näyttäytyy ensin ketterän kehityksen esteenä, mutta pian siitä löytyy mahdollisuuksia kun prosessit ovat kunnossa ja kaikki yhtä mieltä siitä, että rekisteröityjen tiedot ovat arvokasta ja turvassa pidettävää materiaalia. Haluamme sanoa meidän ohjelmistomme täyttävän tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Syksyn ja kevään mittaan tulen kirjoittamaan tänne blogiin meidän matkastamme kohti GDPR:n toteuttamista. Kerron asetuksen pääkohdista, soveltamisesta ja varmasti myös haasteista joita kohtaamme. Toukokuu tulee vauhdilla ja siihen mennessä tulee olla mahdollisimman valmista.

31.10.20171.11.2017Koulukuljetus, Kunnat

Hallitse ja optimoi kuljetuksiasi

Henkilökuljetusten hallinta on haastavaa. Siitä kertoo, että esimerkiksi koulukuljetusten kustannusten vaihtelu on valtavan suurta eri paikkakunnilla. Tätä on perinteisesti selitetty kuntien ja kaupunkien erilaisten kilpailutilanteiden ja demografiatekijöiden avulla, mutta väitän, että syytä on tarkastella myös henkilökuljetusten järjestämistapoja kriittisesti.

Koulukuljetukset sekä palveluliikenteen hankinta ja niiden järjestäminen on yksi kuntatoimijoiden suurimmista haasteista mitä henkilökuljetusten hankintaan ja logistiikkaan tulee. Niitä säädellään tiukasti, niihin liittyy erityisryhmänsä, lasten, vuoksi paljon intohimoja ja niiden tarve ajoittuu ajallisesti päivän aikana haastavasti.

Tavoissa organisoida ja hankkia kunnan tilattu henkilöliikenne on löydettävissä kolme pääsuuntausta. Ensimmäisessä koulukuljetusten hallinta ulkoistetaan kokonaisuudessaan. Ulkoistuksen kilpailutuksessa oppilaat kerätään alueellisiin kokonaisuuksiin, joiden sisällä oletetaan kuljetustarpeen ja reititysten tukevan toisiaan. Kilpailutusten voittanut taho vastaa kuljetuksesta ja sen reitityksestä. Tässä mallissa hinta pyydetään yleensä henkilöhintana. Toisessa hallinta hoidetaan kokonaan järjestävän tahon toimesta. Kilpailutuksessa annetaan ainoastaan arviot kilometrimääristä tai pyydetään päiväkohtainen hinta ajoneuvoille. Kolmas on eräänlainen hybridi aiemmista. Kunta rakentaa reittisuunnitelmat etukäteen, kilpailuttaa ne, mutta liikennöitsijät tekevät muutostarpeiden perusteella uudet reittisuunnitelmat.

Kaikissa malleissa on omia hyviä, mutta myös huonoja puoliaan. Parhaita tuloksia olemme nähneet ensimmäisen ja toisen mallin ratkaisuissa. Yhteisenä nimittäjänä näillä on sen, että kokonaishallinta on yhdellä taholla. Tällöin lisätilaukset ja tarpeet saadaan sovitettua jo olemassa olevaan tilauskantaan ja niiden aiheuttamat lisäkustannukset ovat hallittavissa.

Kolmas vaihtoehto on haastavin toteuttaa taloudellisesti ja ennakoitavasti. On vaarana, että kustannukset karkaavat jo kilpailutusvaiheessa, mikäli reittisuunnittelussa ei saada houkuttelevan suuria kokonaisuuksia. Mikäli tämä onnistuu ja tarjouskilpailussa onnistutaan ratkaisemaan myös lisätilausten tuomat kustannushaasteet, saadaan siitäkin toimiva.

On monta asiaa, jotka voivat mennä metsään. On myös monia kohtia, jotka ovat avain onnistumiseen.

Onnistunut suunnittelu tukee kilpailutusta

Ennen kilpailutusta tehtyä optimointia pidetään ratkaisuna, joka antaa automaattisesti parhaan lopputuloksen. Voi olla, että reittien kilometrimääriä saadaan painettua alas ja tulokset saadaan näyttämään paperilla hienolta. Se ei kuitenkaan riitä. Onnistunut optimointi on myös ajettavissa ja sisältää jo itsessään tekijöitä, jotka tukevat kilpailutuksen hyvää tulosta. Ensimmäisenä on huolehdittava siitä, että reitit ovat yhdisteltävissä. Näitä reittejä tulee kilpailutuksessa yhdistää niin, että kokonaisuuksista tulee riittävän suuria ja houkuttelevia kuljetusyrittäjien tarjouksia ajatellen.

Keskitä hallinta

Ei sinällään ole merkittävää kuka hallintaa tekee. Kunhan hallinnan piirissä on joku, jolla on riittävän suuri kokonaiskuva kuljetustarpeista. Hyvä optimointi ennen kilpailutusta joutaa romukoppaan, mikäli muutostarpeet, esim. väliaikaiset lisätilaukset, tilataan erilliskuljetuksina. On huolehdittava siitä, että muutoksia varten on olemassa mielekkäät mekanismit, joilla tilauskantaa saadaan täydennettyä ja muokattua siten, että kaikki osapuolet ovat tyytyväisiä.

Älä unohda laatua

Laatu tahtoo unohtua usein kustannuspaineiden kanssa painiessa. Vain harvoin muistetaan asettaa selkeitä laatumittareita palvelun järjestämiselle. Se on yksi avaimista myös onnistuneeseen toiminnan kehittämiseen. Laadullista tekemistä voidaan mitata niin organisaation sisällä, kuin kuljetusten toteutumisestakin. Oleellisinta on, että ne saadaan sovitettua organisaation tavoitteisiin, sekä suunnitellaan siten, että ne ovat mitattavia.

Ajattele isosti

Koulukuljetuksia tulee ajatella kokonaisvaltaisesti Optimaalinen reittisuunnittelu ei riitä, mikäli kuljetusten kilpailutuksesta ei tehdä houkuttelevaa yrittäjille. Reittien optimoinnin, kilpailutuksen, muutosten hallinnan, ajosuoritteiden ja raportoinnin täytyy kaikkien tukea toisiaan.