Yleinen

Koulukuljetusten suunnittelu kesällä

Koulujen päättyessä toukokuun lopulla koulutoimessa huokaistaan usein helpotuksesta: kesäloma alkaa pian! Samaa ei voida kuitenkaan sanoa koulukuljetusten suunnittelun osalta, sillä alkava kesä on usein merkki siitä, että vuoden kovin työrupeama on alkamassa.

Sadoista oppilaista koostuvan, viikon jokaisena päivänä hieman vaihtuvan kuljetus- ja reitityskokonaisuuden suunnittelu on melkoinen työmaa. Mitä kesän aikana suunnittelussa tapahtuu?

Syksyn koulukuljetusten suunnittelu aloitetaan useimmiten kesäkuun ensimmäisten viikkojen aikana. Käytännössä suunnittelu aloitetaan kunnassa sillä, että kuljetusoppilaiden ja mahdollisten sellaisten lukujärjestystiedot vahvistetaan koulujen puolesta, jolloin itse suunnittelussa päästään tekemään tarkastuksia. Erinäisiä tarkastustoimenpiteitä ennen tehdään uusille kuljetusoppilaille kuljetuspäätökset. Samaan aikaan tarkistetaan myös muuttuvat tai päättyvät kuljetuspäätökset, jotka vaikuttavat oppilaiden kuljetusoikeuteen. Kuljetusoikeuteen vaikuttaa oppilaan matka kotoa kouluun, vaaralliseksi luokitellut tiet tai muut tapauskohtaiset seikat, jotka voivat tehdä koulumatkasta liian rasittavan tai vaarallisen kuljetusoppilaalle. Nämä toimenpiteet koskevat monessa kunnassa useaa sataa oppilasta. Työ on hyvin manuaalista, sillä kuljetuspäätökset tehdään aina yksittäiselle oppilaalle ja tapauskohtaisesti varmistuen kuitenkin siitä, että kaikkia oppilaita kohdellaan yhdenvertaisesti.

Seuraavaksi voidaan määritellä oppilaiden hakupaikat sekä ohjata heidät reittiliikenteen linja-autoihin, mikäli se on mahdollista. Tämä tarkoittaa sitä, että oppilaat saavat linja-autokortin, jonka avulla he kulkevat itsenäisesti kouluun käyttäen reittiliikennettä. Loput oppilaat ohjataan kouluautosuunnitteluun, eli tilausajoliikenteeseen. Lisäksi on oppilaita, jotka kulkevat osan viikosta linja-autossa ja osan tilauskouluautossa. Mikäli kuljetussuunnittelija tuskailee tämän osion kanssa, on joissain tapauksissa suositeltavaa ulkoistaa linja-automerkintöjen teko esimerkiksi kouluille, jolloin kuljetussuunnittelijan työmäärä on inhimillisempi, päästäen hänet tai heidät keskittymään tarkistustöihin ja muihin vaadittuihin tehtäviin.
Seuraava toimenpide on osoittaa oppilaalle hänen haku- ja jättöpaikkansa. Tämä tehdään myös jokaiselle oppilaalle erikseen, eli kyseessä on monesti usean sadan oppilaan massa, joka käydään läpi yksitellen. Manuaalisen työn määrä on siis huomattava, eikä vielä olla päästy edes reittisuunnitteluun asti! Tässä vaiheessa tehdään vielä lukuisia tarkistuksia, sillä mahdolliset virheet on hyvä huomata jo tässä vaiheessa, sillä myöhemmin nämä virheet kertautuvat ja vaikuttavat laajemmin suunnittelutyöhön.

Reittisuunnitteluun päästyämme käyttöön otetaan ulkoinen työkalu, tässä tapauksessa Movit. Järjestelmään siirretään kaikkien niiden kuljetusoppilaiden tiedot, jotka jonain päivänä tarvitsevat kouluautokyydin. Kuten aiemmin mainitsin, kyse on monesti useasta sadasta, joissain tapauksissa jopa tuhannesta oppilaasta. Lisäksi on hyvä huomioida, että suunnittelua ei tehdä yhdelle päivälle – se tehdään jokaiselle viikonpäivälle erikseen. Tämä johtuu siitä, että lukujärjestykset eivät ole läheskään aina samankaltaiset päivästä toiseen. Jokaiselle oppilaalle, jolla on edestakainen matka jokaiselle arkipäivälle, suunnitellaan siis kymmenen reittiä. Tämä tarkoittaa useita tuhansia merkintöjä, kun oppilaita on useampi sata.

Itse suunnittelun nopeus on riippuvainen monesta tekijästä. Resurssien määrä on yksi näistä. Mikäli autoja on reilusti, eli kunta on ”ylimitoittanut” ajoneuvokapasiteetin, on suunnittelu helpompaa. Mikäli kunta on ”alimitoittanut” ajoneuvojen määrän, vaatii reittisuunnittelu enemmän luovuutta ja kompromisseja. Henkilöstöresurssit taasen viittaavat siihen, paljonko suunnitteluun panostetaan henkilötyötunteja. Tähän vaikuttaa kunnan tahtotila sekä osittain se, kuinka haastavaa suunnittelu on ottaen huomioon aiemmin mainitun ajoneuvokapasiteetin sekä esimerkiksi maantieteelliset tekijät. Lisäksi suunnitteluun vaikuttaa koulujen määrä, oppilaiden määrä (luonnollisesti), oppilaiden jakautuminen alueellisesti sekä erityiskuljetusten tarpeet. Soppaa saa hämmennettyä vielä lisää liittämällä kuljetuksiin esimerkiksi palveluliikennettä tai ruoka- ja tavarakuljetuksia.

Kun otetaan huomioon, että oppilaat saavat aikataulumerkinnän lisäksi vielä merkinnän siitä, mikä auto heidät hakee, sekä hakupaikan, nousee yksittäisen oppilaan tietomerkintöjen määrä yhteensä 21:een. Tämä tarkoittaa sitä, että reittejä suunnitellessa tehdään esimerkiksi 500 oppilaan massalle yhteensä 10 500 merkintää. Kuvittele, että tämä kaikki pitäisi tehdä esimerkiksi Exceliin! Onneksi ei tarvitse, kun käytössä on Movit, joka tekee nämä merkinnät suunnittelijan puolesta, ja suunnittelussa voidaan keskittyä reititykseen visuaalisella käyttöliittymällä.

Riippuen aiemmin mainituista tekijöistä, suunnittelu vaatii 1-3 henkilöä ja jokaiselta 1-2 henkilötyökuukautta, jolloin työn vaatimus vaihtelee yhteensä 1-6 henkilötyökuukauden välillä. Kun reititys on saatu valmiiksi, lähetetään ne yleensä liikennöitsijälle tarkistuskierrokselle sekä tehdään vielä viime hetken korjauksia. Kun nämä on saatu tehtyä, pohditaan seuraavaksi sitä, millä tavoitamme sadat oppilaat sekä heidän vanhempansa. Toisin sanoen aiemmin mainitut 10 500 merkintää pitäisi saada viestittyä oppilaille ja huoltajille. Movitista saadaan tarvittaessa Excel-tiedosto ulos, joka voidaan viedä oppilastietojärjestelmään. Tällöin kuitenkin luodaan kaksi erillistä tietokantaa, jotka eivät ole suoraan yhteydessä toisiinsa, eli muutokset pitää kirjata erikseen molempiin järjestelmiin. Tästä syystä suosimmekin Kouluun.fi-käyttöliittymää, sillä se on yhteydessä suoraan Movitiin, jolloin aikataulut ja muu tarvittava tieto on aina ajantasaista.

Joku voi ajatella, että viestintä ja reititys voidaan ulkoistaa liikennöitsijälle Tämä on joissain tapauksissa käypä tai ainoa vaihtoehto esimerkiksi kunnan taloustilanteesta johtuen. Liikennöitsijät ovat kuitenkin heille toimitettujen listojen varassa, eikä heillä ole useinkaan suoraan yhteyttä kouluihin tai oppilastietojärjestelmään. Tällöin menetetään informaatiota tai hidastetaan sen kulkua, joka johtaa helposti kaaokseen koulujen alkaessa. Etenkin uuden kilpailutuskauden alkaessa ollaan helposti tilanteessa, jonka vuoksi päädytään uutisotsikoihin. On myös hyvä muistaa, että liikennöitsijät kamppailevat tässä kirjoituksessa mainittujen asioiden kanssa tismalleen samalla tavalla kuin kunnankin suunnittelijat, mutta ongelmakohdat tai palaute ei välttämättä kantaudu kunnan päättäjille asti.

Koulujen alku syksyllä on kiireistä aikaa. Kaikista tarkistuksista huolimatta löytyy aina virheitä tai muutoksia, jotka vaikuttavat usein suureen määrään oppilaita. Aikatauluja hiotaan, lukujärjestyksiä muutetaan tai uusia oppilaita lisätään listoille sitä mukaan, kun tieto saadaan kuljetusyksikköön. Haastavin asia tässä on työmäärän kertautuminen. Kun yhden oppilaan lukujärjestys muutetaan, muuttuu hänen kuljetuksensa, jolloin kyseisten reittien aikataulu voi muuttua, eli muutoksia tapahtuu usein 5-20 oppilaalle. Tässä vaiheessa näitä muutoksia joudutaan viestimään lyhyellä varoitusajalle suurelle massalle; kuljettajille, kouluille ja huoltajille. Tässä vaiheessa aiemmin mainittu kahden järjestelmän systeemi alkaa murenemaan, sillä se vaatii jatkuvaa ylläpitoa ja tarkkailua. Eriävät tiedot johtavat ikäviin seurauksiin, eivätkä kuljetukset suju kuten on tarkoitettu. Tämä on epätoivottu tilanne, eikä se palvele kenenkään etua. Sujuvalla suunnittelulla, työjärjestyksellä sekä viestinnällä näistä ongelmista päästään tehokkaasti eroon. Tällöin esimerkiksi kaikki nämä osa-alueet yhdistävä kuljetustenhallintajärjestelmä voi tulla ajankohtaiseksi.

Lopuksi pohdittavaa kunnille: Kuinka teillä hoidetaan koulukuljetukset? Onko kunnassa tehty koskaan tilannekatsausta koulukuljetusten tilasta? Mikäli tämä kirjoitus herätti ajattelemaan koulukuljetusten sujuvuutta tai ylipäänsä järjestämistä, olkaa ihmeessä meihin yhteydessä, niin mietitään yhdessä, voimmeko auttaa teitä parantamaan koulukuljetusten järjestämistä tai käytäntöjä.

Juho Kukkonen
Konsultti, Movit